Los gastos en una empresa incluyen todos los costes que se derivan de su negocio objetivo. Aunque es prácticamente imposible conocer de antemano su monto total, por ejemplo, en un año, sí que es factible llevar a cabo una previsión de gastos que, si se realiza de un modo eficiente, contribuirá a facilitar la toma de decisiones estratégicas por parte de la organización. De este modo, se conseguirá aumentar su solvencia, su gestión de la tesorería y, desde una perspectiva operativa, se incrementarán las posibilidades de poder alcanzar sus objetivos estratégicos.
Controlar y prever los gastos en una empresa aporta un amplio abanico de ventajas:
- Permitirá al CFO disponer de una imagen financiera y contable más realista sobre la compañía. De esa manera, será posible optimizar los flujos a corto plazo, en especial, en relación a los pagos.
- Posibilitará la detección y, en su caso, eliminación de gastos superfluos e innecesarios que, de no atajarse debidamente, puede llegar a comprometer las cuentas de la entidad en el futuro.
- Incrementará las posibilidades de obtener financiación por parte de terceros, ya que la situación contable estará saneada.
- Situará a la empresa en una mejor posición para negociar con los proveedores, ya que se dispondrá de una imagen financiera objetiva en todo momento.
- Ofrecerá a la opinión pública y a los sujetos de interés de la organización una imagen seria y rigurosa, aumentando su reputación y visibilidad.
Para elaborar un presupuesto de previsión de gastos que permita planificar la futura realidad financiera de una compañía es preciso conocer con realismo algunos datos, como entender las necesidades económicas de cada departamento para poder llevar a cabo su actividad, en qué momento tendrán que hacer cada desembolso, las facilidades de pago a cada proveedor o la capacidad, llegado el caso, de poder renegociar las condiciones con ellos.
Además, es imprescindible establecer un profundo análisis financiero que incluya un estudio del flujo de caja, de la entrada de los ingresos, de las obligaciones de pago y de los gastos variables y fijos, como, por ejemplo, es el caso de las suscripciones. Teniendo en cuenta esta información y comparándola con la de ejercicios anteriores, es posible establecer una adecuada previsión de los gastos que va a tener la organización, siempre, eso sí, que el CFO disponga de información avanzada sobre los requerimientos económicos que va a tener cada área y proyecto de la organización.
Cómo mejorar el control de los gastos
Aunque no existe una receta mágica para gestionar mejor los gastos en una empresa, sí que es posible obtener un mejor conocimiento sobre ellos, lo que servirá para agilizar la toma de decisiones y el desarrollo de previsiones de cara al futuro. De esta manera, se podrán anticipar los recursos que serán necesarios para evitar posibles problemas financieros, lo que impedirá que cualquier incidencia económica afecte a la actividad de negocio de la organización.
Un aliado clave para un control óptimo de los gastos es la digitalización de la contabilidad. En una única plataforma virtual cualquier organización puede disponer de toda la información pasada y presente sobre los movimientos financieros, sin tener que recurrir a decenas de archivos de Excel ni a revisar anotaciones en papel. De manera rápida, fácil y segura será posible registrar todas las facturas de los proveedores, los tickets de compra o cualquier otro desembolso que se tuviera que realizar.
Mediante una foto de los tickets, la solución digital de Fuell permite computar y extraer de modo automático todos los datos, generando la factura correspondiente, que resulta plenamente válida para la Administración, ya que cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria.
Un paso adelante decisivo
Hasta hace unos años, la gran innovación en materia contable había provenido de la irrupción de los software RPA (automatización robótica de procesos) que, entre otros hitos, posibilitaron un control real y efectivo de los gastos. Sin embargo, cuentan con el hándicap de que precisan que la mayoría del capital humano de la compañía comprenda su uso para poder utilizarlos en su cómputo de gastos.
La llegada de soluciones digitales como es el caso de Fuell, permitió una mayor usabilidad en la gestión de los gastos, garantizando una seguridad plena sobre las operaciones, una verificación total en el control de acceso y la permanente actualización de la app para ofrecer el mejor servicio a los usuarios. Todo ello se ha traducido tanto en un control mucho más eficiente de la contabilidad de la empresa como en la posibilidad de establecer informes de previsión de Fuell utilizando los parámetros que se personalicen por parte del cliente.
De este modo, a través de Fuell se puede revisar en tiempo real cualquier incidencia contable con el CFO, descargar informes sobre los flujos de la tesorería o establecer previsiones objetivas de tendencias de gasto. Con carácter automático y de manera ágil y sencilla, es posible elaborar cualquier tipo de informe sobre la posible evolución de los gastos o, por ejemplo, monitorizar cómo se están utilizando las tarjetas de empresa. Además, el menor consumo de recursos tanto en tiempo como en dinero optimiza significativamente el trabajo del responsable financiero, que puede dedicar más espacio en su agenda para generar valor real para la compañía.
La significativa importancia de los informes contables que es posible elaborar gracias a Fuell tiene su traslación en la estrategia operativa de la empresa, ya que permite establecer pautas más realistas sobre la consecución de los objetivos marcados. Un elemento muy positivo y más si se tiene en cuenta que Fuell no precisa de la compra de costosos equipos de hardware ni tampoco de la adquisición de programas informáticos. A través de una única app, toda la información sensible se almacena y se gestiona en la nube, y es posible acceder a ella desde cualquier momento y lugar a través de un dispositivo conectado.
Con independencia de su tamaño o de los flujos financieros, una organización podrá realizar la gestión de sus gastos y establecer previsiones realistas sobre ellos. Y, por si fuera poco, es posible, también, conseguir de modo automático la devolución del IVA cada mes, gracias al acuerdo preferente que tiene Fuell con DevoluIVA.
