Aunque digitalizar las operaciones, tanto internamente como en relación a los principales stakeholders externos de interés, supone un importante esfuerzo a todos los niveles para las pymes, también les ofrece un abanico de importantes beneficios. Por ejemplo, les permite automatizar muchos procesos administrativos, facilitándoles un considerable ahorro de tiempo y de dinero que pueden dedicar a otros procesos de valor. Además, les brinda la posibilidad de ser más productivas en la gestión del negocio, así como de imprimir un mayor dinamismo a las relaciones con los clientes y con los proveedores. Todo ello redunda en un mayor control efectivo de la situación financiera y sitúa a cualquier entidad en condiciones óptimas no solo para garantizar su supervivencia sino para conseguir un mejor rendimiento operativo.
Bajo la perspectiva de la contabilidad, su gestión mediante una solución digital favorece el desempeño tanto del CFO como del controller, reduce la posibilidad de cualquier error humano, recorta el tiempo que deben dedicar los diferentes profesionales de la compañía a los informes de gastos y simplifica enormemente todos los procesos. De hecho, una de las tareas que han sido más engorrosas para el capital humano de una compañía ha sido la de la elaboración y control de las facturas de los proveedores, que pueden llegar a través de cualquier departamento y que exigen una supervisión constante por parte del responsable financiero para llevarlas al día.
Cuando una entidad es muy pequeña, la primera herramienta que se suele utilizar es una plantilla de Excel, dado que, al haber muy pocos trabajadores y existir un número de facturas pequeño, puede cumplir con su papel de servir para realizar una gestión óptima de la contabilidad. Sin embargo, el Excel no permite automatizar la gestión de datos y, habitualmente, no todos los profesionales de una organización tienen el mismo conocimiento sobre cómo utilizar sus funciones avanzadas. Por ello, puede terminar por derivar en errores, que son los peores enemigos de la contabilidad, al menos, si no se quieren tener problemas con la Administración ni afectar al circulante de la entidad.
Por qué usar una solución digital
Existen un sinfín de ventajas por las que utilizar soluciones digitales en la gestión de la contabilidad de una empresa. Se trata de herramientas que se pueden manejar desde cualquier dispositivo habilitado y conectado a la Red. Cuentan con estrictos niveles de seguridad y de encriptación de la información, se actualizan de manera constante y son sumamente intuitivas y fáciles de utilizar. Además, en tiempo real posibilitan que cualquier persona que cuente con los permisos adecuados pueda ejecutar y modificar un archivo en cualquier momento, incluso aunque esté muy lejos de la oficina.
Para el CFO, los beneficios son muy elevados, dado que puede tener toda la información contable integrada, tanto de cualquier proveedor o cliente, como, a nivel interno, de los distintos departamentos de la organización, con independencia de la cuantía de cada factura o de su fecha de emisión. De este modo, es posible localizar en segundos cualquier gasto o elaborar informes sobre, por ejemplo, las necesidades de liquidez a corto plazo que va a tener la compañía. También le brindan la opción de elaborar facturas recurrentes, de modo que, con carácter automático, se puedan automatizar pagos a un proveedor que, por poner un caso, suministra la misma mercancía o presta el mismo servicio cada mes.
Es decir, que en una única solución digital se puede llevar a cabo el control y supervisión efectivo de la contabilidad, emitir y registrar facturas, y hasta ejecutar el control del pago de impuestos de una entidad. Y, todo ello, mediante una herramienta que, como es el caso de la que ofrece Fuell, se va actualizando cada poco tiempo, ofreciendo nuevos servicios o mejorando la calidad de los ya existentes.
Algunos servicios de valor añadido para la gestión de facturas
- Escaneo de facturas y de tickets. Desde un ordenador o, directamente, desde el teléfono móvil, se puede hacer un archivo de imagen que, de manera automática, la solución digital lee, computa y registra. Todo ello en tiempo real, de manera que el responsable financiero pueda recogerlo de inmediato.
- Gestión integral de la facturación. Integrado con un ERP, el CFO puede tener el control completo desde que se crea una factura, se emite y se ejecuta el pago, de modo automático y sin precisar disponer del tiempo de los stakeholders implicados.
- Control avanzado de gastos y de proyectos. La analítica avanzada de este tipo de soluciones da la posibilidad de crear cuadros de mando que reporten datos en base a todo tipo de parámetros (servicio prestado, cliente, trabajo,…) de modo que se pueden realizar estimaciones de gastos por persona y departamento.
- Monitorización diaria de las cuentas, en tiempo real y sin error. Todo ello aporta una visión holística al CFO sobre las necesidades financieras de la empresa, aportando información de valor para el éxito de su estrategia operativa.
- Conexión diaria con las cuentas bancarias y automatización en el pago de impuestos. De esta manera, se mejora significativamente el conocimiento de las necesidades financieras de la empresa a corto, medio y largo plazo.
Qué aporta Fuell en la gestión de las facturas
La solución digital que comercializa Fuell es una inversión para cualquier pyme que se rentabiliza desde el primer día. Consiste simplemente en una app (no requiere, por lo tanto, la compra de ningún software ni de equipos informáticos nuevos) que permite, a través de cualquier dispositivo conectado gestionar todos sus servicios. Es completamente personalizable y se actualiza de modo automático.
Entre otras ventajas, aporta a cualquier empresa:
- La posibilidad de recuperar de modo automático el IVA, gracias a la integración con DevoluIVA, que permite poder tener disponible el IVA de aquellos gastos compatibles con esta función de modo automático.
- Facilitar el trabajo del CFO, de modo que puede dedicar más tiempo a otras tareas de mayor valor para la empresa y que antes invertía principalmente en temas administrativos derivados de la gestión contable. La herramienta de Fuell posibilita, por ejemplo, analizar en detalle cualquier parámetro relacionado con el gasto, como, por ejemplo, si ha crecido durante un determinado periodo o en un departamento de la compañía.
- Poder crear etiquetas y categorías para cada gasto, estableciendo a quién afecta o, por ejemplo, a qué proceso se imputa. Es decir, permite un control total para ordenar los gastos, tanto de manera directa como con carácter automático, recibiendo sugerencias de la propia herramienta.
- Controlar por completo y en tiempo real el flujo de caja de la compañía, lo que contribuye a llevar a cabo una gestión óptima de la tesorería.
- Dar la opción de adaptar con total flexibilidad cualquier presupuesto, si así se requiere, lo que brinda a cualquier empresa la posibilidad de adaptarse con rapidez y agilidad a los cambios en el entorno.
