A muchos directivos no les gusta hablar de la contabilidad, principalmente, porque es una materia que les resulta difícil y que entraña riesgos, por lo que prefieren concentrarse en el negocio, que es un ámbito que controlan mucho mejor y en el que se sienten seguros. Craso error: primero, porque la contabilidad es posible de entender con relativa facilidad si se conocen algunos conceptos clave que se encuentran en la realidad financiera de cualquier empresa; y segundo, porque, lo quieran o no, las obligaciones contables y fiscales son consustanciales a toda entidad privada.
Aunque se cuente con el soporte de una gestoría externa profesional o se disponga de un CFO con solvencia y una reconocida experiencia, es fundamental sumergirse en algunos elementos propios de la contabilidad para, en definitiva, entender mejor cómo funciona un negocio desde otro punto de vista.
Empecemos por lo básico, ¿qué es la contabilidad?
La contabilidad evalúa, mide y analiza la situación patrimonial de una empresa. Gracias al estudio de diversos parámetros se obtienen una serie de datos que permiten facilitar la toma de decisiones importantes, por ejemplo, en relación al flujo de caja o sobre la posibilidad de llevar a cabo inversiones sin comprometer la salud financiera de la entidad. Desde un punto de vista más genérico, da la opción de conocer cuáles son los ingresos y los gastos de una entidad y, en virtud de ello, poder tomar medidas para controlarlos.
Uno de los problemas tradicionales que existía con la contabilidad era que muchas partidas no se podían computar con la velocidad necesaria para obtener radiografías financieras y económicas realistas de una entidad. Sin embargo, gracias a la tecnología, en los últimos años han aparecido soluciones digitales como la de Fuell, que permite automatizar muchas de las tareas relacionadas con la gestión contable, facilitando, además, el cómputo de los gastos. De este modo, se reducen el número de errores e incidencias del pasado (debido a la presencia humana) mientras se agiliza sobremanera la recopilación y verificación de todos los datos que influyen en la contabilidad.
Gracias al apoyo indispensable de Fuell, un CFO puede, por ejemplo, administrar mejor los riesgos, siendo capaz, con mayor margen de tiempo, de prever una situación difícil dentro de la empresa y, en virtud de ello, tomar las medidas necesarias para solventarla con margen de tiempo y sin que afecte a la actividad de la compañía en otras áreas. O, dicho de otro modo, el responsable financiero dispondrá de más tiempo en su agenda que dedicar a generar un valor real y diferencial que mejore las expectativas a futuro de la organización en la que trabaja.
Activo, pasivo y patrimonio neto
El activo es todo aquello que posee o en lo que invierte una empresa. En el activo figuran los bienes que posee la entidad, sus derechos adquiridos o los recursos que controla económicamente. Dentro del activo, es posible hablar del activo corriente (que son los bienes que permanecen en la empresa solo con carácter temporal, normalmente un año, como las existencias o los clientes pendientes de cobro) y del activo fijo (como las instalaciones de la organización o el mobiliario, que no se pueden transformar en dinero líquido a corto plazo, por lo que pertenecen a la empresa durante más de un año o de manera permanente).
Por su parte, el pasivo son todas las obligaciones que soporta la entidad. Suele hablarse, por un lado, de deudas a largo plazo o pasivo no corriente (que son las deudas que tienen una duración superior a un año, como, por ejemplo, ocurre con algunos proveedores) y de deudas a corto plazo o pasivo corriente (que tienen un periodo de tiempo inferior a un año y que son habituales con las entidades bancarias).
En cuanto al patrimonio neto, incluye todos los recursos propios que posee una empresa para poder financiar su activo. Se obtiene de restar el conjunto de activos del pasivo. El patrimonio neto proviene tanto de los resultados de la compañía en un ejercicio, como de los beneficios de ejercicios anteriores que retiene y de las aportaciones de los socios.
Resultados de negocio
No es lo mismo hablar de cuentas anuales que de la cuenta de pérdidas y ganancias o del balance.
Las cuentas anuales recopilan la información contable de la empresa, reflejando una imagen fiel de su patrimonio y de la situación financiera, ya que plasman todas las actividades que se realizan dentro de ella en un periodo determinado.
En cuanto al balance, incorpora información detallada de los activos, pasivos y del patrimonio neto de la compañía en un momento determinado.
Por su parte, la cuenta de pérdidas y ganancias se ocupa de comparar los ingresos de la entidad con los costes, resumiendo los ingresos y los gastos en un periodo concreto.
El ratio de liquidez y el fondo de maniobra
El ratio de liquidez indica la capacidad que tiene una empresa para hacer frente a sus obligaciones en el corto plazo. Para calcularlo, hay que dividir el activo corriente (derechos de cobro a corto plazo, tesorería, y existencias) entre el pasivo corriente (obligaciones de pago y compromisos a cumplir en el corto plazo). Si el resultado es mayor que 1, la empresa tiene una buena salud financiera, pero si es menor puede enfrentarse a dificultades.
Por su parte, el fondo de maniobra se calcula restando el activo corriente del pasivo corriente. Si el resultado es positivo significa que la entidad no pasará a corto plazo por problemas financieros, pero si sale negativo lo más probable es que se precise con urgencia liquidez para evitar comprometer la solvencia de la organización.
Los libros contables
La contabilidad es, ante todo, una obligación legal para las empresas. Por ello, es necesario llevar a cabo un registro de la misma a través de los libros contables, que deben llevarse al día en el caso de que los solicite la Agencia Tributaria. Entre los principales libros contables que están obligados a llevar actualizados las compañías destacan el Registro de Compras, el Registro de Ventas Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Balances.
