En el artículo anterior, analizamos las ventajas que tiene para una pyme apostar por las plataformas Software as a Service (SaaS). Las nuevas reglas de juego, aceleradas por la reciente pandemia global, obligan a las empresas a digitalizar tanto sus procesos operativos como su propio marco relacional con clientes y proveedores. En un entorno cada vez más competitivo y exigente, es clave la automatización de procesos así como el apoyo que se puede conseguir de las soluciones digitales para el ahorro de recursos de tiempo y dinero. De este modo, las pymes pueden concentrarse en aportar valor a su cuenta de resultados, lo que aumenta sus posibilidades de éxito, algo que, en definitiva, significa estar en mejores condiciones de sobrevivir en un contexto tan incierto.
Desde una óptica contable, Fuell permite una gestión más eficiente de los gastos de una empresa, automatizando la recuperación del IVA (gracias a la integración con DevoluIVA), mejorando la toma de decisiones contables en tiempo real y desde cualquier dispositivo conectado, o facilitando un control exacto aunque flexible del flujo de caja, sin margen de error y en permanente contacto con el resto del equipo humano. Fuell mejora significativamente la operativa contable de cualquier compañía utilizando, entre otros hitos, tarjetas físicas e individualizadas, o permitiendo compartir de manera digital imágenes de las facturas que, con carácter automático, se computan como gastos.
Optimizar la gestión de la oficina
Con independencia del tamaño de la pyme, digitalizar la gestión operativa le permitirá, por encima de todo, ser más competitiva y eficiente. Junto a estas ventajas, existen otras muy relevantes:
- Se incrementará la productividad, automatización muchos procesos administrativos, lo que liberará tiempo al equipo humano para concentrarse en otras tareas que generen valor real para la cuenta de resultados.
- Se fomentará un ahorro de costes y de espacio de almacenamiento, que, de nuevo, podrá destinarse a otras actividades más productivas.
- Se reducirá la gestión de diversas actividades, haciéndolas más ágiles y sencillas. Todo ello favorece el teletrabajo ya que se puede desempeñar la actividad profesional desde cualquier momento y lugar.
- Se incrementarán los protocolos de seguridad y de control en el acceso a información sensible. Además, al eliminarse gran parte de los potenciales errores humanos, se reducirá considerablemente la posibilidad de pérdida de documentos.
Qué usamos en Fuell para mejorar la gestión
Por fortuna, existe en el mercado un amplio abanico de soluciones digitales que pueden conseguirse a través de plataformas SaaS, y que mejoran sensiblemente cualquier ámbito de gestión corporativa. A continuación, citamos algunas de las preferidas por el equipo de Fuell, aunque lo más oportuno es que cada organización busque y compare para encontrar aquellas que se adapten mejor a sus necesidades reales:
- HelloSign. Para la firma de documentos importantes, HelloSign es una herramienta muy útil, ya que permite rubricar contratos, NDAs o acuerdos comerciales de manera completamente online. Cualquier usuario puede aprender su uso en muy poco tiempo, ya que es bastante intuitiva. De hecho, uno de sus puntos fuertes es la comodidad, algo que puede marcar la diferencia a la hora de tratar con un cliente. Mediante su funcionalidad de etiqueta blanca es posible integrarla con cualquier marca de un tercero, pudiendo personalizar logo, tipografía y texto legal del site.
- Segment. Permite almacenar y recopilar datos analíticos de información en la página web del cliente. Es decir, que facilita la captura de datos en cualquier punto de contacto del usuario y posibilita enviarlos luego a cualquier herramienta sin tener que implementar una nueva API cada vez. Es plenamente compatible con Java y los sistemas Android e iOS.
- ClickUp. Es la solución digital idónea para la organización de tareas en cualquier entorno de trabajo. Es muy fácil de aprender a utilizar y ofrece, entre otras funcionalidades, calendarios y planificación de horarios, la gestión de documentos a través de fichas, una bandeja de entrada, la opción de crear ficheros de objetivos o poder establecer recordatorios sobre eventos importantes. Es totalmente personalizable y funciona para todos los tipos de equipo.
- Trello. Se trata de un tablero virtual que tiene como objetivo la gestión de proyectos. Una de sus ventajas es su amplia variedad de funcionalidades, que son prácticamente ilimitadas. Es muy popular por su sistema de creación de tarjetas, que se pueden diferenciar por proyectos, pudiendo adaptar distintas listas, fases y categorías. De este modo, se puede gestionar, monitorizar o compartir cualquier tarea y actividad, generando un ecosistema de conversaciones, compartición de archivos o elaboración de checklists.
- Zenefits. Para la organización de todo lo relativo a los recursos humanos de una pyme, no hay nada mejor que Zenefits. Esta solución digital permite desde la gestión de las nóminas hasta la implementación de beneficios variables o una supervisión del cumplimiento de las normas internas. Se ocupa, incluso, de automatizar los impuestos que hay que abonar por cada salario o de coordinar la petición de las vacaciones para cuadrar la estructura de capital humano. Los usuarios también pueden revisar y aprobar solicitudes de días libres, bajas por enfermedad y permisos personales de manera muy práctica.
- Zoho. Permite gestionar con un elevado nivel de eficiencia las relaciones con clientes a pedido (CRM). Su misión es la de optimizar las funciones de ventas a nivel de organización, marketing, asistencia al cliente y gestión de inventario en un solo sistema. Incorpora funciones de inteligencia artificial y de automatización, lo que posibilita a las pymes poder implementar estrategias comerciales con mayores posibilidades de éxito.
- Notion. Tiene la vocación de convertirse en un área de trabajo todo en uno para cualquier tarea administrativa que se pude llevar a cabo en una oficina. Por ejemplo, es una herramienta muy útil para la actualización de bases de datos, para organizar reuniones internas o con terceros, permite crear calendarios que se complementen entre los distintos departamentos y proyectos, establecer wikis o crear eventos que impliquen a los trabajadores. Es una aplicación que puede utilizarse para Windows, Mac, iOS. La app funciona tanto online como offline, de modo que se puede usar en un momento dado en local y sincronizar más adelante todo el trabajo cuando nos conectemos a Internet.
