Con la llegada de los primeros fondos de la Unión Europea para la recuperación tras los efectos sobre la economía de la pandemia de Covid-19, se abre una oportunidad para muchas empresas que pueden optar a una financiación interesante para impulsar proyectos dirigidos a la digitalización del negocio así como favorecer la sostenibilidad de sus actividades. No en vano, las autoridades europeas lo dejaron claro cuando se diseñaron y aprobaron las ayudas de los denominados fondos europeos Next Generation. Las prioridades para el destino de estos fondos eran la innovación, la digitalización y la sostenibilidad.
Aunque, a priori, estos tres conceptos puedan tener poco en común, lo cierto es que, hoy en día, están estrechamente vinculados, puesto que no se puede entender la digitalización sin innovación, y son precisamente la innovación y la digitalización las herramientas que están permitiendo grandes avances en materia de sostenibilidad y en la transición ecológica. No hay que desdeñar lo ya avanzado gracias a la tecnología en lo referente a la oficina sin papeles y a la reducción de la huella de carbono. Para la Unión Europea, afrontar la revolución sostenible debe ir de la mano de la revolución digital y se estima que combinando ambas líneas de acción la economía y las empresas europeas registrarán grandes avances en su competitividad.
No todos los sectores tienen el mismo impacto sobre el medio ambiente y, en algunos muy específicos, las medidas tienen que ir más allá de la apuesta por las soluciones digitales, pero, a nivel general, se puede establecer que la digitalización aporta diversas ventajas que van más allá de una ganancia en competitividad de la empresa.
Los principales efectos de la transformación digital en las compañías, con independencia de cuál sea su tamaño, son:
- Un incremento de la productividad, ya que se reduce drásticamente el número de personas que deben hacer tareas de forma manual, pues se automatizan muchas de ellas y los empleados se pueden dedicar a labores más productivas.
- La optimización de los procesos internos, evitando pérdidas de documentos o errores humanos, así como las diferencias entre los distintos departamentos de la empresa. De esta forma, se mejoran también las relaciones internas y, también, con los clientes y proveedores.
- Abre una vía hacia la personalización de la oferta y la mejora de experiencia del cliente, que percibe una imagen positiva de la empresa al distinguir el esfuerzo en tecnología e innovación.
- A todos estos efectos se suma otro que impregna a todos los departamentos de la empresa y es la reducción del impacto ambiental que, a su vez, puede redundar también en un beneficio reputacional.
Una estrategia que conjugue los aspectos de la digitalización y la sostenibilidad es, sin duda, la más eficiente para lograr progresos en materia de competitividad minimizando el impacto ambiental. Las apuestas por las energías renovables, por la reducción del uso del papel o el impulso del teletrabajo que reduce las necesidades de transporte solo serán posibles a través de proyectos de transformación digital.
La situación del tejido empresarial español está aún muy lejos de posicionarse en las posiciones de vanguardia en este aspecto. Una realidad que se corresponde con la que existe en el conjunto de la Unión Europea, donde el desarrollo tecnológico está en una etapa muy incipiente con respecto a lo que ocurre en países como Estados Unidos. La ausencia de políticas que lo incentivaran y la escasa financiación existente hasta ahora han obstaculizado su evolución. Una vez que las instituciones comunitarias han fijado la innovación y la digitalización como ejes del impulso hacia una nueva economía es de esperar que se produzca un gran espaldarazo a las inversiones en estas materias, con especial atención a áreas como la inteligencia artificial, el Big Data o la ciberseguridad, donde las economías europeas tienen un desfase considerable.
Los expertos consideran que reducir las distancias actuales exige de los países europeos destinar recursos públicos, de ahí que los fondos Next Generation prioricen la inversión en tecnologías digitales y en la creación de un plan específico denominado Programa Europa Digital, que se inició en 2021 y que se desarrollará hasta el año 2027. A través de este programa, la UE pretende acelerar la creación de infraestructuras digitales.
La necesidad de avanzar por este camino ya está plenamente asumida entre las grandes empresas, pero no tanto en las pymes, donde, a menudo presumen que la inversión sería demasiado elevada y que las herramientas digitales no están a su alcance. Sin embargo, cada vez existen más aplicaciones modulares desarrolladas de forma que pueden adaptarse a las necesidades y a los presupuestos de todo tipo de empresas.
Llevar a cabo un proceso de transformación digital y sostenibilidad en la empresa requiere de varias fases que, como cada organización es un mundo, serán diferentes en cada caso, pero hay unos pasos que pueden constituir una guía básica para empezar. En primer lugar, los responsables de la compañía deben asumir que iniciar este proceso puede significar un cambio tanto en la cultura de la empresa como en el modelo de negocio o en su estructura y ello requiere de la implicación de todo el equipo de personas.
Lo siguiente es analizar a fondo la situación de la empresa, sus procesos internos, sus fortalezas y debilidades, con especial atención a los ámbitos de gestión administrativa y documental. Una vez que se tiene una visión precisa de la situación de partida, hay que fijar unos objetivos, planificando plazos y evitando establecer metas demasiado ambiciosas que puedan causar cierto desencanto si no se alcanzan en el tiempo previsto; es mejor ir avanzando poco a poco y renovando los objetivos cada cierto tiempo.
Llegados a este punto, es el momento de analizar las herramientas digitales que pueden ayudar a la empresa a alcanzar los objetivos fijados. No todas las que existen en el mercado exigen grandes inversiones, a veces se trata de soluciones SaaS modulares y flexibles que son capaces de resolver las necesidades de cualquier tipo de empresa. No obstante, conviene encontrar proveedores de confianza, encontrando un socio tecnológico que contribuya a implantar los nuevos sistemas en la organización empresarial.
