En el funcionamiento habitual de una empresa es frecuente que los empleados tengan que realizar algún gasto para llevar a cabo algún trabajo y presentar un informe sobre el desembolso que hayan efectuado. Desplazamientos para visitar un cliente, comidas de trabajo y viajes para mantener reuniones en las que se aborden temas de interés para la empresa son algunas situaciones en las que aquellos empleados que no disponen de tarjeta corporativa adelantan los gastos de su propio dinero. El informe que deben presentar ha de reunir una serie de características para que el departamento financiero pueda comprobar de una forma rápida y sencilla a qué se ha destinado el dinero y proceder cuanto antes al reembolso de lo gastado.
Estos reportes son importantes para los responsables financieros de la empresa, pues posibilitan realizar un completo seguimiento de los costes de la organización en general y de cada departamento en particular. De esta forma, se puede optimizar el control del flujo de caja, conocer al detalle los gastos vinculados a un cliente o a un proyecto concreto y hacer una valoración de los beneficios descontando los gastos de los ingresos. Puede parecer una gestión muy farragosa, pero las empresas deben saber con precisión en qué se gasta el dinero para tener una visión completa de sus finanzas. De ahí que sea importante tomar conciencia de lo que son los informes de gastos, cómo deben utilizarse y lo que debe figurar en ellos.
Por esta razón, conviene que el departamento financiero establezca un modelo de informe de gastos en el que los empleados redacten el reporte. Cada compañía tiene sus sistemas, pero en caso de carecer de uno propio siempre se puede recurrir a soluciones como la que ofrece Microsoft Office de forma gratuita. En cualquier caso, la mayoría de estas plantillas contienen epígrafes muy similares, los necesarios para conocer cuándo se hizo el desembolso, quién lo efectuó, a qué se destinó el dinero… En este tipo de informes se incluyen conceptos como las comidas con clientes, los gastos de desplazamiento, las dietas y los productos y servicios que hayan sido necesarios para hacer el trabajo.
Elementos comunes
Hay una serie de campos que deben estar presentes en los informes de gastos para tengan la utilidad deseada:
- La fecha en que ha tenido lugar el gasto.
- Una descripción en la que se detalle de manera resumida el motivo del gasto; es suficiente con expresarlo con pocas palabras, con frases como ’taxi al aeropuerto’, ‘comida con el cliente’ o ‘habitación de hotel’. El objetivo es que el personal que tramite la nota de gastos pueda identificar la naturaleza del gasto.
- El cliente o negocio al que se debe asignar el gasto realizado.
- La categoría en que puede encuadrarse el desembolso, ya sea transporte, alojamiento, comidas, recursos materiales, publicidad, etc.
- La identificación del proveedor del producto o del servicio pagado.
- La cantidad gastada, que se puede indicar con los impuestos desglosados o no.
A la información detallada en todos estos epígrafes, el trabajador tendrá que acompañar los tickets o facturas que justifiquen cada pago con el fin de que la empresa pueda contabilizarlo adecuadamente y desgravárselo si fuese posible. Es responsabilidad del trabajador conservar estos comprobantes de pago hasta la presentación del informe de gastos.
El proceso puede hacerse aún más complicado si, como es frecuente en algunas compañías, la empresa adelanta a los empleados una provisión para gastos en determinadas ocasiones, mientras que en otras es el trabajador el que tiene que ir anticipando los pagos con su dinero. Otro factor a tener en cuenta es la periodicidad con que deben efectuarse los informes de gastos, en función de lo que resulte más operativo y que puede oscilar desde cada vez que se produzca un desembolso hasta los gastos acumulados del día o de una semana. Todo ello hace que la gestión se convierta en un proceso largo y tedioso que exige a algunos empleados destinar varias horas al mes, impidiendo que las dediquen a otras labores más productivas, por lo que es interesante procurar el mayor nivel de automatización posible.
Qué aporta una solución digital
Fuell cuenta con una solución para eliminar de la gestión empresarial los informes de gastos. La utilización de las tarjetas de Fuell y su software integrado permite que los empleados no tengan que adelantar el dinero cuando surgen gastos necesarios para desempeñar su trabajo. Con este sistema, es la propia tarjeta la que comunica automáticamente el gasto que se ha hecho. Además, cada tarjeta cuenta con un presupuesto adjudicado por la empresa, que puede ser para una persona en concreto, para todo un departamento o estar vinculada a una línea de producto, a un proyecto o a un proveedor específico.
Una de las principales ventajas de las tarjetas de Fuell es que el funcionamiento es extremadamente sencillo para los empleados, pues solo tienen que hacer una foto con el móvil a la factura o al comprobante de compra y ya no es necesario rellenar un reporte de gastos, pues este se genera de manera automática. Un método que permite al departamento financiero conocer los gastos en tiempo real.Por otra parte, con este sistema, la empresa tiene un mayor conocimiento de los gastos e ingresos, lo cual es crucial para hacer previsiones y mejorar la toma de decisiones. Hoy por hoy, la digitalización se ha convertido en un factor clave para el control eficaz de los gastos. Hasta la llegada de las aplicaciones SaaS, el software de automatización de las empresas exigía que la mayoría de los empleados estuviera familiarizado con su utilización. Sin embargo, con la aparición de soluciones digitales como la de Fuell, se incrementa notablemente la facilidad de uso a la vez que se garantiza la seguridad de las operaciones. Así, se puede actuar ante cualquier incidencia de manera inmediata y permite emitir, de forma rápida y sencilla, cualquier clase de informe sobre el comportamiento de los gastos o hacer un seguimiento del uso que se está haciendo de las tarjetas. Además, consigue reducir los recursos necesarios para el control financiero.
