Llevar la contabilidad de una empresa es vital no solo para conseguir una situación financiera saneada, sino que coloca a la entidad en una mejor posición para, por ejemplo, lograr un préstamo o una línea de crédito con el banco en mejores condiciones, para estar en una categoría comercial más ventajosa en la relación con los proveedores o de cara a establecer un óptimo flujo de caja que permita atender en forma y tiempo los pagos previstos.
Desde hace tiempo, muchas pymes han apostado por ERP para conseguir que el CFO pueda disponer de una mayor información de calidad con la que hacer sus trabajo más eficiente y productivo. En los últimos años, la aparición de soluciones digitales que operan en la nube, como Fuell, le brindan la opción, además, de ejercer un control contable completo y en tiempo real, de manera que se puedan tomar decisiones o realizar presupuestos con unas garantías de éxito y de fiabilidad muy elevadas.
La propuesta de valor de Fuell no implica para una compañía un gran desembolso económico, ni en equipos informáticos ni en nuevas soluciones de software. A través de una app que se gestiona desde cualquier dispositivo conectado se podrán gestionar todos sus servicios. Además, no requiere realizar procesos de actualización o de seguridad, siendo un servicio totalmente personalizable a la realidad de cada compañía.
Bajo una óptica de operatividad, además de poder ejercer un control total de los gastos, el CFO puede involucrar de manera sencilla a sus compañeros en el seguimiento y control de los gastos, gracias a las tarjetas virtuales y físicas individualizadas que pone Fuell a su disposición. También es posible compartir digitalmente imágenes de las facturas en tiempo real, de manera que, con carácter automático, se quedan reflejadas en la contabilidad. De este modo, el responsable financiero puede ajustar la tesorería, en caso de ser necesario, con mayor agilidad, adelantándose a potenciales situaciones de crisis.
Con estas pinceladas, veamos a continuación algunos ejemplos prácticos de por qué Fuell es la alternativa más adecuada para digitalización de la contabilidad de una pyme:
- Automatizar la recuperación del IVA. Hasta hace unos años, los empleados debían guardar sus tickets de gastos y remitírselos periódicamente al CFO para su cómputo y tramitación, lo que provocaba una demora considerable hasta que se completaban todos los procesos. Fuell ha cambiado de manera radical todo esto. Gracias a la integración con DevoluIVA, ya es posible para una pyme poder tener disponible el IVA de aquellos gastos compatibles con esta función de modo automático. Eso significa un ahorro de tiempo para todos los profesionales implicados y, también, un ahorro de dinero, ya que no se correrá el riesgo de poder perder ninguna factura que, por lo tanto, no se podría presentar.
- Mejorar la toma de decisiones contables. Gracias a que se tiene almacenada en la nube toda la información contable de la entidad, el CFO puede consultarla con mayor agilidad y rapidez, además, en tiempo real. Eso le permite analizar en detalle cualquier parámetro relacionado con el gasto, como, por ejemplo, si ha crecido en un determinado periodo o en un departamento de la compañía. Gracias a Fuell, estos profesionales podrán tomar decisiones en cualquier momento, lo que les permitirá ejercer un control más eficaz de los gastos. Y lo mismo ocurre con las facturas que son pagadas a proveedores o a terceros. Fuell permite, además, llevar a cabo informes gráficos que ofrecen visualmente y de una manera intuitiva cómo se mueven los flujos de caja de la organización.
- Ordenar y categorizar los gastos. A través de un máximo nivel de personalización, Fuell ofrece la posibilidad de crear etiquetas para cada gasto que se genera en la compañía, pudiendo establecer distintos rangos y categorías como, por ejemplo, a qué partida del presupuesto afecta, quién es el responsable o en qué proceso o función está involucrado. La solución digital brinda al usuario la opción de establecer estas etiquetas por su cuenta o de recibir automáticamente sugerencias, bajo el prisma de que la información esté lo más estructurada posible para su consulta posterior, en caso de resultar necesario.
- Cambios rápidos en los presupuestos de gastos. De repente, puede surgir un proyecto nuevo o cambiar las condiciones de alguno ya existente, lo que puede significar que un determinado departamento requiera modificar su estructura y su volumen de gasto. El CFO ya no tiene que iniciar un tedioso proceso administrativo de aprobaciones y cambios inacabables, sino que, gracias a la flexibilidad de Fuell, puede aprobar modificaciones en cualquier presupuesto. Incluso es posible que involucre directamente a los implicados y se comunique en tiempo real con ellos para establecer el cálculo de los gastos con la mayor precisión posible.
- Controlar al detalle el flujo de caja. Un exceso de gastos a corto plazo puede tener un efecto demoledor en la tesorería de una pyme. En el equilibrio de la fluidez entre ingresos y gastos puede encontrarse un elemento vital para que una organización tenga éxito en el futuro, ya que, aunque ofrezca un modelo de negocio con éxito en el mercado, si no cuenta con la liquidez adecuada, su salud financiera puede verse seriamente comprometida. La premisa parece sencilla: mantener los gastos por debajo de los ingresos, pero luego se comprueba que la gestión diaria del flujo de caja no es tan sencilla como parece. Fuell propone apostar por la sencillez y la simplicidad para poder ver y, por lo tanto, analizar este flujo de caja en cualquier momento. De este modo, es más factible poder llevar a cabo una planificación de gastos más controlada y distribuida, previendo qué elementos del presupuesto de la empresa deben revisarse para contar con mayores recursos para atender pagos a corto plazo, en el caso de ser necesario. Incluso, favorece una mayor identificación de potenciales imprevistos en los ingresos, por ejemplo, derivados del pago de impuestos, de la amortización de una línea de crédito o del efecto de la entrada de cobros atrasados.
