Coverwind es una firma de referencia internacional en el sector eólico. Impulsados por el auge de esta industria, y gracias a la profesionalidad y calidad que les caracteriza, sus tres socios fundadores han llevado esta empresa pontevedresa a un plano internacional.
Coverwind cuenta con más de cien técnicos en su plantilla, que gestionan obras en múltiples países y continentes, lo que naturalmente implica un reto organizativo. Cada euro gastado en cada obra debe ser rastreado y contabilizado, de modo que pueda facturarse al cliente o deducirse de su presupuesto. Otra problemática a la que se enfrentaban era que su equipo estaba distribuido en varios proyectos, por lo que el trabajo de seguimiento, así como la preparación de informes de gastos y reembolsos, provocaba que sus trabajadores tuvieran que desviar la atención de las tareas realmente importantes.
Hace aproximadamente un año comenzaron a usar Fuell. Desde entonces, todos los gastos están centralizados, no han tenido que volver a hacer un informe de gastos y controlan el flujo de caja de cada proyecto en tiempo real.
“Con Fuell, por fin las desmotivantes montañas de tickets se convirtieron en cosa del pasado.”
Hablamos con uno de los socios para que nos cuente en detalle
El problema: La pérdida de tiempo del equipo debido a un sistema de gestión de gastos obsoleto
Coverwind ha logrado un rápido crecimiento prácticamente desde su fundación. El número de proyectos no ha dejado de crecer y con ellos los viajes, las contrataciones y, por supuesto, los gastos. Era muy difícil gestionar los gastos: preparación de informes, reembolsos, conciliaciones manuales de los gastos con tarjeta, tickets perdidos… Se dedicaba un esfuerzo enorme”.
Antes de Fuell, todo el equipo tenía que realizar un seguimiento de los gastos manualmente. Pasaban horas conciliando hojas de cálculo, revisando cientos de transacciones.
“Para un equipo que lleva múltiples clientes al mismo tiempo, la gestión de gastos prácticamente supone un segundo trabajo.”
El origen del problema de Coverwind era tener un sistema de gestión de gastos obsoleto, pero habitual en la industria. Un problema que se extiende a todos los sectores, y que, en el peor de los casos, puede llevar a que gastos no autorizados pasen desapercibidos, o que los empleados pierdan cientos de euros debido a la pérdida de un recibo o un cargo olvidado.
Coverwind necesitaba una solución que permitiera que su equipo pudiera hacer los gastos necesarios para ejercer sus funciones al tiempo que el departamento financiero pudiera administrar y conciliar estos gastos. Con Fuell han conseguido el control y la visibilidad que deseaban.
La solución: Gastos descentralizados con un control centralizado.
La implementación de Fuell fue muy sencilla para todo el equipo de Coverwind, desde los personas que trabajan en cada obra hasta el departamento financiero. La interfaz intuitiva y el equipo de atención al cliente basado en España fueron claves. Con Fuell, los responsables de los proyectos de Coverwind pueden asignar los límites de gasto que corresponden a los miembros del equipo.
“Las personas que deben gastar tienen acceso a su propia tarjeta corporativa que puedo controlar en tiempo real.”
Gracias a la app de Fuell los miembros del equipo tienen capacidad de solicitar en segundos los cambios en los límites de las tarjetas que necesitan para realizar su trabajo en el día a día. Revisar y aprobar las solicitudes de dinero es ahora instantáneo para los managers de Coverwind.
Además, el equipo directivo tiene ahora visibilidad y claridad de los gastos de la empresa. Cada vez que se utiliza la tarjeta Fuell, la transacción es visible al momento para el usuario, el propietario del presupuesto y el administrador. “Por fin tenemos trazabilidad en tiempo real de los gastos y los presupuestos”.
“Los gastos se gestionan al momento. Pagas con tu tarjeta Mastercard de Fuell, abres la notificación que te recuerda sacar la foto del ticket, realiza una foto y listo. Si por lo que sea te retrasas, Fuell te lo recuerda. Es muy sencillo y cómodo. ”
El equipo de Coverwind puede ahora poner su atención en las cosas que realmente importan.
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