En la dinámica actual de la gestión del control de gastos cobra especial relevancia un elemento que no siempre recibe la atención que merece: la trazabilidad de los gastos. En general, se puede afirmar sin temor a equivocarse que el ámbito del control de gastos es uno de los mayores retos a los que se enfrentan muchas pequeñas y medianas empresas y, especialmente, los emprendedores a título personal. Contar con las herramientas adecuadas que faciliten esta tarea y liberen el mayor tiempo posible para dedicarlo a las actividades estratégicas de la empresa, constituye una necesidad no solo para el buen funcionamiento de la empresa, sino, incluso, para garantizar su supervivencia a medio y largo plazo.
En no pocas ocasiones, la dirección de la empresa percibe la gestión de gastos como una tarea meramente administrativa totalmente desvinculada del core del negocio y sin nada que aportar en la toma de decisiones estratégicas. Se trata de un error muy común que, en los últimos tiempos, ha empezado a enmendarse. Hoy en día, es cada vez más frecuente que los directores financieros asuman nuevas responsabilidades que van más allá de su labor estrictamente financiera y que tienen un cariz más creativo y vinculado a la estrategia de negocio. La clave es que, desde el área contable, el CFO tiene una visión global del funcionamiento de todos y cada uno de los departamentos de la organización. Su conocimiento de los ciclos en los flujos de caja, en la dinámica de los gastos, en los picos y valles de la demanda, etc., constituyen una información muy valiosa para la toma de decisiones.
No obstante, para tener una visión precisa de los movimientos de ingresos y gastos es necesario disponer de una información completa y permanentemente actualizada. En este punto, es donde cobra especial importancia tener un sistema que permita la trazabilidad de los gastos. Para ello, en la actualidad existen herramientas digitales que posibilitan relacionar cada partida de gasto con su origen en cada una de las áreas del negocio. De esta forma, se puede ver si el gasto es atribuible al proceso de producción, al área de ventas, a administración o al departamento de marketing, por ejemplo. Incluso, se puede asignar a un proyecto o a un empleado en concreto. Asimismo, permite configurar una ruta desde donde se genera el gasto pasando por los diferentes departamentos y personas que han intervenido en el proceso, estableciendo quién lo generó, quién lo autorizó y la persona o departamento que lo liquidó.
Todo ello aporta información muy valiosa para el proceso de gestión del gasto y proporciona una panorámica más detallada. De esta manera, puede convertirse en un instrumento idóneo para poder abordar un seguimiento de los costes generales, lo cual es un factor crucial para optimizar los resultados económicos de la compañía, puesto que se convierte en un radar muy preciso para detectar oportunidades de ahorro de gastos.
Si se analiza desde el punto de vista opuesto, el de las desventajas de no contar con mecanismos que aseguren la trazabilidad de los gastos, se aprecia que esta situación puede abrir la puerta a efectos nada deseables. Una de las posibles consecuencias negativas es la de rebasar el límite de gasto por determinados conceptos, puesto que, al no relacionar los gastos con su origen, pueden superarse los límites fijados sin poder reaccionar a tiempo para impedirlo. Cuando contamos con las herramientas adecuadas, el departamento financiero sabrá cuándo se está llegando al tope en alguna partida y podrá poner remedio a esa sangría o, si fuera necesario, ajustar los presupuestos para adaptarlos a las nuevas necesidades cuando se detecta que se debe incrementar el gasto en determinados conceptos. Pero, a priori, se puede colegir que, cuando no es posible controlar si se superan los máximos establecidos, hay elevadas probabilidades de que ocurra.
Otra consecuencia habitual es que, al desconocer cuál es el origen preciso de los gastos, se pierde la opción de identificar oportunidades de contención del gasto. Es frecuente que, cuando se tiene información precisa de cuánto gasta la empresa en determinados conceptos, ya sean viajes, servicios de mensajería, material de oficina, etc., la compañía pueda utilizar las cifras, más o menos elevadas para alcanzar acuerdos más favorables con sus proveedores. Si no están bien asignados los gastos a cada finalidad, esta política de reducción de costes no será aplicable o, al menos, no se hará de manera óptima.
La utilización de herramientas digitales que faciliten la trazabilidad de los gastos es, también, una forma de eliminar cualquier posibilidad de que se produzcan errores derivados de la gestión manual por parte de los empleados a la hora de elaborar notas de gastos. Tanto los miembros de los distintos departamentos como el personal de contabilidad dedican tiempo a estas tareas que, con las soluciones adecuadas, podrían dedicar a otras labores que aporten mayor valor a la empresa y, a la vez, minimicen el margen de error y proporcionen información precisa y útil para el control de gastos.
Los avances en la automatización de este tipo de procesos tienen también un efecto sobre lo que ha sido una lacra importante para algunas empresas: el fraude interno. En algunas compañías, la imposibilidad de atribuir los gastos al departamento o la persona que los realiza permite que haya quien se aproveche para cargar gastos que responden más a un interés personal que al buen funcionamiento de la empresa. Un sistema que garantice la trazabilidad de los gastos tiene un inmediato efecto disuasorio y reduce la sensación de impunidad para quien se plantee llevar a cabo desembolsos injustificados.
Entre las pymes, hay quien considera que este tipo de aplicaciones tecnológicas están pensadas para grandes compañías, pero lo cierto es que el mercado ha evolucionado muy rápidamente en el desarrollo de soluciones flexibles que son fáciles de adaptar a las necesidades de todo tipo de empresas, independientemente de su sector y de su tamaño. Sin necesidad de hacer grandes inversiones, se pueden incorporar herramientas digitales que generan una importante mejora en el control de gastos y en la gestión de los proveedores.
