Bajo el acrónimo en inglés MICE (meetings, incentives, conventions and events) se agrupa todo lo referente al turismo de negocios. Un segmento que supone la quinta parte del total de gasto del turismo mundial. Antes de la pandemia, esta industria sumaba alrededor de 280 millones de desplazamientos anuales en todo el mundo, que generaban un impacto económico global cercano a los 300.000 millones de euros anuales. Sin embargo, las restricciones a la actividad de muchos sectores para intentar atajar el número de contagios por coronavirus, unido a la crisis mundial, terminó por afectar severamente al comercio, traduciéndose en un desplome sin procedentes del MICE.
La vuelta a la normalidad no parece que vaya a devolver al turismo de negocios a su antiguo status quo, debido a que muchos hábitos sociales y empresariales han cambiado de manera significativa a lo largo del último año y medio. El auge del teletrabajo, la creciente preocupación por reducir la huella de carbono o una mayor concienciación sanitaria son algunas de las razones de este cambio de paradigma, aunque una de ellas parece erguirse por encima del resto: la digitalización.
Cambio de planteamiento en las ferias
En muchos sectores, las ferias eran una herramienta fundamental tanto para la captación de negocio como para la identificación de nuevas tendencias y el cierre de acuerdos comerciales con aliados. Se calcula que, cada año, solo la preparación, organización y gestión de ferias industriales generaba en torno a 3,4 millones de empleos entre directos e indirectos. Sin embargo, parece que el futuro no se presenta tan halagüeño para ellas.
De acuerdo a Bloomberg, más del 80% de las empresas de todo el mundo va a limitar los viajes de empresa a aquellos que resulten estrictamente necesarios, con una reducción presupuestaria media en esta partida que rondará el 20% con respecto a los niveles prepandemia. Una de las razones de este descenso es que muchos directivos han constatado que gracias a las soluciones digitales es posible sustituir gran parte de la asistencia a eventos que se llevaban a cabo con anterioridad, mejorando la productividad de los empleos y suponiendo un notable ahorro de costes.
Además, el crecimiento de las plataformas Software as a Service (SaaS) ha contribuido a incrementar la eficiencia de gran parte de los procesos corporativos, incluyendo la captación de clientes o las formas de relación y de comunicación con los stakeholders más relevantes. Es decir, que sin salir de la comodidad de la oficina, muchas pymes están logrando obtener réditos mucho mayores a través de las soluciones digitales que con la antigua estrategia centrada únicamente en la asistencia a ferias y otros eventos físicos.
Hacia un modelo híbrido
Según diversos expertos, las ferias no desaparecerán pero sí que se harán bajo una óptica mucho más racional, procurando ser menos intensivas en tiempo, más integradas con la tecnología y con un mayor nivel de especialización. De este modo, las empresas seguirán apostando por asistir a ellas, debido a que complementarán con el contacto físico y presencial aquello a donde no sean capaces de llegar las soluciones digitales.
De hecho, el empleo de multitud de apps para las diferentes realidades y necesidades de una organización será cada vez más cotidiano y frecuente para cualquier empleado. Por ejemplo, a través de las plataformas Saas es posible encontrar respuestas para aquellos servicios que una pyme puede necesitar, sin necesidad de realizar viajes de empresa ni contratar costosos equipos de hardware.
Además, la omnicanalidad permite que desde cualquier dispositivo habilitado y en todo momento y lugar, un profesional pueda disponer de estas soluciones digitales, pudiendo, por lo tanto, satisfacer con éxito la necesidad que le surja en un momento dado, por ejemplo, durante la reunión con un potencial aliado o cliente en una feria.
El valor añadido de Fuell
Fuell es una solución digital a medida para la gestión de gastos de cualquier empresa. Mediante una única aplicación y tarjeta es posible desde la devolución automático del IVA hasta el establecimiento de un sistema eficaz y ágil de retribución flexible.
En el caso específico de los viajes corporativos, gracias a Fuell es factible conseguir tarifas más ajustadas, gracias, entre otros factores, a su integración con un traveldesk externo que, de manera gratuita, ofrece al usuario la mejor experiencia posible en viajes de empresa.
Durante la asistencia a una feria, por ejemplo, el uso de la tarjeta de Fuell facilita reflejar al detalle todos los gastos en el extracto correspondiente, permitiendo unir movilidad con gestión digital de la contabilidad para llevar un control máximo y en tiempo real de todas las operaciones que se realicen.
En visitas a eventos, en los que el tiempo de los profesionales suele estar muy acotado, es imprescindible contar con herramientas que faciliten el trabajo. En este sentido, Fuell posibilita que, a través de una fotografía que se tome con el teléfono móvil, se pueda computar cualquier ticket. De este modo, ya no es necesario guardar en formato físico ninguna factura ni tener que realizar tediosos informes de gastos.
Gracias a que toda la información se encuentra almacenada en la nube, el CFO o cualquier profesional que realice un viaje de empresa puede consultarla en tiempo real con agilidad y rapidez. Además, a través de Fuell se elimina la necesidad de almacenar físicamente las facturas y los tickets, lo que significa poner fin al riesgo de poder perder estos documentos, que pueden llegar a comprometer el desempeño contable de una empresa en el pero de los casos.
La solución digital de Fuell favorece que se puedan eliminar trámites administrativos que consumían parte de las agendas de los profesionales, incluso, durante sus desplazamientos. La posibilidad de establecer una comunicación instantánea entre el CFO y los trabajadores que realizan viajes de empresa evita el tener que abonar anticipos para estos desplazamientos, algo habitual en el pasado. Su usabilidad da la opción de que se pueda ordenar y categorizar cada gasto, logrando establecer etiquetas por cuenta propia u optar por recibir automáticamente sugerencias desde la propia app. Fuell está completamente homologada por la Agencia Tributaria.
