Desde una perspectiva contable, la viabilidad y la solvencia en una empresa viene marcada por la diferencia entre los ingresos y los gastos. Dentro de la primera partida, tanto el CFO como el controller financiero tienen poco que decir o, al menos, no forma parte de su abanico principal de objetivos. En cuanto a la gestión de los gastos, en cambio, su desempeño resulta fundamental para supervisar y verificar que, en todo momento, todos aquellos costes en los que se incurran dentro de la organización sean estrictamente necesarios para favorecer el negocio y no superar el nivel de ingresos.
Uno de los caminos más eficientes para garantizar un control real y efectivo de los gastos es a través de la automatización de todos los procesos de gestión y de supervisión. Por ejemplo, existen softwares RPA (siglas que corresponden a Automatización Robótica de Procesos, en inglés) que favorecen estos objetivos y que facilitan enormemente la labor de los responsables financieros. Este tipo de programas requieren, por un lado, que el equipo humano de la compañía entienda su uso y lo incorpore como una más de sus actividades, de cara a que se consiga una automatización real de la gestión contable.
Por otro lado, el uso cotidiano de los RPA permite un desarrollo exponencial de las comunicaciones digitales entre el CFO con los profesionales de la entidad que tienen alguna clase de involucración en los gastos que se producen, así como el abandono progresivo del papel y de otros soporte físicos. Sin embargo, es frecuente que se produzcan incidencias que hay que abordar para que su funcionamiento sea el esperado, en ámbitos como la seguridad de las operaciones, el control de acceso, las actualizaciones de los sistemas, o el seguimiento en la descarga de informes.
La propuesta de valor de Fuell
Para dar una respuesta eficiente a este tipo de problemas, es posible recurrir a la solución digital que propone Fuell. Entre otros hitos, a través de nuestra app es posible ejercer una gestión completa de los gastos, posibilitando un control total de la contabilidad y de la tesorería. En tiempo real, y de un modo automático y plenamente virtual, se puede revisar cualquier gasto, tratarlo de manera directa entre todos los implicados junto al CFO, elaborar informes y previsiones financieras o monitorizar la utilización que se está realizando de las tarjetas de empresa. Y todo ello a través de una operativa sencilla y ágil, que implique el menor consumo de recursos de tiempo y dinero para la entidad, de manera que pueda concentrarse en su actividad de negocio.
Otro aspecto positivo de apostar por la solución digital de Fuell es que no precisa la adquisición de costosos equipos de hardware ni la compra de licencias de programas informáticos, como tampoco requiere actualizaciones periódicas. A través de una app se gestiona y almacena cualquier información contable en la Nube, a la que puede acceder todo dispositivo conectado que haya sido habilitado. Periódicamente, la app añade de manera automática nuevas actualizaciones y servicios que, de modo instantáneo, pueden disfrutar los clientes sin costes añadidos. Y, además, ofrece los estándares más elevados en cuanto a seguridad, protegiendo cualquier contenido sensible.
Fuell ofrece la posibilidad de personalizar la app según las necesidades de la pyme. De este modo, a medida que crece una compañía, la solución digital avanza con ella, pudiendo sumar novedosos beneficios o permitiendo la incorporación de nuevos profesionales de la entidad. En una solo app y de manera unificada, cualquier empresa, con independencia de su tamaño, podrá realizar la gestión de todos sus gastos y completar con éxito la devolución de IVA de manera automática cada mes. Y, todo ello, a través de una tarjeta inteligente virtual y física integrada dentro de la propia solución digital.
Las ventajas de automatizar los gastos
Uno de los conceptos clave para entender la automatización de la gestión contable es el de la flexibilidad. Se acabó ya el desarrollo de complejos y tediosos procesos para la aprobación de los gastos o mecanismos de difícil comprensión para su supervisión y verificación. Las compañías necesitan agilidad en todos sus procedimientos internos para ser competitivas en el mercado actual, convirtiendo este hito en una ventaja competitiva frente a sus competidores.
Esta flexibilidad no significa nada si no es posible garantizar el control total de la contabilidad gracias a la automatización de procesos. De esta manera, el CFO puede entender mejor la realidad de la entidad y, con ello, acomodar las necesidades financieras o poner en marcha estrategias para aumentar el circulante, evitando que las necesidades de capital en el corto plazo puedan condicionar la actividad de negocio de la empresa. En este contexto, el responsable financiero, al no tener que consumir parte de su agenda en procedimientos administrativos, podrá dedicar más tiempo a llevar a cabo planificaciones contables o, incluso, y gracias a su conocimiento integral de la realidad de la organización, a recomendar ideas para mejorar su funcionamiento.
Operativamente, la automatización de procesos reduce significativamente los errores propios del trabajo humano, mientras que, en paralelo, se contraen de modo relevante los tiempos de respuesta, por ejemplo, en las acciones de autorización de gastos. También aporta al resto de departamentos y profesionales una mayor comprensión sobre la realidad contable de la entidad y acerca del rol clave que juega el CFO en términos de solvencia financiera y de equilibrio de las cuentas.
Por si fuera poco, cabe destacar, además, que este control digital de ingresos y gastos posibilita la eliminación de algunas partidas que pueden ser repetitivas o prescindibles y que se continuaban haciendo, muchas veces porque, al ser de escasa cuantía, pasaban desapercibidas, como puede ser el caso de las suscripciones.
Finalmente, es preciso destacar que este tipo de soluciones digitales para la automatización de la contabilidad, como es el caso de Fuell, cuentan con el respaldo legal que ofrece la homologación de la Agencia Tributaria, lo que, entre otras cosas, significa que están plenamente alineadas con la normativa actual.
