Son baratas y suelen prestar un servicio muy útil en el momento en el que se contratan. Sin embargo, a la larga, no llevar un control eficiente de las suscripciones digitales puede convertirse en un serio problema para la contabilidad de una pyme. Dentro de esta categoría es posible hablar tantos de apps como de plataformas de SaaS (software as a service) e, incluso, del pago periódico a medios de información digitales.
Lo más frecuente es que supongan una ayuda fundamental para poder responder a una necesidad puntual de la compañía, como obtener unos datos o contribuir a completar una determinada tarea. Pero, una vez pasada la euforia inicial, se dejan paulatinamente de utilizar, aunque no se llegan a cancelar la suscripción porque quizá en algún momento volverán a ser necesarias o, en el peor de los casos, por mero despiste.
El problema es que en los últimos meses el auge del teletrabajo ha propiciado un aumento de las suscripciones digitales Premium, en especial en el caso de los servicios de streaming, de cara a mejorar la conectividad durante los encuentros virtuales. Si no se controla dentro de una organización este tipo de gastos, poco a poco irán creciendo y es posible que terminen por afectar severamente a la gestión de la tesorería.
Nexo de unión con el CFO
Los responsables financieros de una pyme son cada vez más conscientes de los beneficios que supone la contratación de soluciones digitales y de servicios on demand para hacer crecer la productividad. De hecho, para incrementar la eficiencia en el desempeño contable existen apps como la de Fuell que mejoran sensiblemente el trabajo de estos profesionales así como la realidad financiera de una entidad. Sin embargo, lo más probable es que no entiendan la necesidad o no de contar en el detalle con este tipo de soluciones por parte de los diferentes departamentos de una entidad.
Por ello, es importante que cada jefe de departamento pueda informar al CFO de manera periódica de las suscripciones digitales que tiene contratadas, señalando aquellas que son prescindibles para que, de este modo, se cancelen. Es probable que si su número es muy elevado, ni siquiera sepa con exactitud cuántas tiene contratadas, por lo que el responsable financiero, para ayudarle, podrá elaborar un informe que recoja el histórico de gasto de estas apps (algo que se puede hacer con facilidad a través de Fuell, dado que toda la información contable se aloja y se almacena en la nube).
Además, es conveniente que el CFO prepare, al menos una vez al año, un archivo de gastos que entregue a cada departamento, reflejando las partidas principales y su comparativa con respecto a ejercicios anteriores. Así, el responsable de un área sabrá con mayor claridad si compensa seguir pagando por determinadas suscripciones en relación al beneficio real que aportan para su trabajo y el de su equipo. También obtendrá una foto fehaciente de aquellos gastos que se cobran automáticamente en su tarjeta corporativa, pudiendo, si es necesario, repasarlos telemáticamente en tiempo real con el responsable financiero para disponer de un conocimiento pleno.
Agilidad y productividad
La digitalización ha traído consigo, en el caso de las pymes, una serie de beneficios muy importantes, como una mayor agilidad para dar respuesta a los cambios del mercado o a las demandas de sus clientes, así como un incremento relevante de su productividad, que, por ejemplo, les permite competir casi en igualdad de condiciones en diferentes ámbitos con empresas mucho mayores y consolidadas. En este sentido, las plataformas SaaS les han sido de gran utilidad para conseguir soluciones digitales a medida para diferentes ámbitos de su negocio sin tener que invertir recursos de tiempo y dinero en ir buscando una app para cada necesidad que les acontece.
Sin embargo, suele ocurrir, en especial en las empresas más jóvenes, que los socios tienden a concentrarse en exclusiva en la generación de negocio y en la operativa diaria, delegando la realidad financiera en un controller o, en el mejor de los casos, en un CFO. Estos profesionales suelen dedicar la mayor parte de su agenda a la adecuada gestión del circulante, que, habitualmente, es uno de los principales problemas para este tipo de pymes. Y, aunque parezca paradójico, aunque una de las vías para disponer de una tesorería más solvente sería llevar un control estricto del gasto en suscripciones, la falta de tiempo muchas veces impide que se pueda realizar esta clase de monitorización.
Hasta hace no muchos años, el único soporte para mejorar este seguimiento contable era a través de un CRM. Pero eso requería disponer del software y del hardware adecuados, así como de contar con el tiempo suficiente para actualizar la información. Ahora, en cambio, a través de soluciones digitales, como es el caso de Fuell, se puede automatizar gran parte del control de los gastos, permitiendo a los CFO disponer de más tiempo para generar información que aporte valor añadido real para la empresa.
Una ayuda indispensable
Gestión, control, facturación, abonos periódicos, registro de incidencias,… La realidad contable de una empresa se convierte en algún mucho más sencillo a través de Fuell, generando un considerable ahorro de tiempo y de costes. A través de una app, es posible desarrollar módulos para ordenar todos los gastos, elaborar informes históricos o compartir datos con miembros del capital humano de la compañía para tomar decisión sobre ellos. De esta manera, el control de los micropagos que suponen las suscripciones digitales es más eficiente y efectivo.
Gracias a la app de Fuell, un CFO podrá, entre otros beneficios, evitar cargos por suscripciones fantasma, obtener una fotografía más real y actualizada de todos los gastos, o establecer de un modo sencillo comparaciones entre dichos gastos, lo que le permitirá llevar a cabo análisis o estimaciones a futuro. Y, todo ello, mientras se reduce hasta prácticamente cero el margen de error en la gestión contable y se fomenta una mayor fidelización por parte del capital humano, que ve que la eficiencia y la propuesta de valor de la empresa se trasladan, también, a un control sumamente eficiente de las suscripciones digitales.
