Existen suscripciones online para todos los gustos: desde las más comunes para una empresa, como, por ejemplo, almacenar mayor contenido de información en Internet, hasta otras más extravagantes pero que, en su día, pudieron parecer una buena idea, como un servicio de envío periódico de dulces y golosinas para la oficina. El principal riesgo de este tipo de servicios es que suelen tener un coste fijo, normalmente mensual, muy bajo, por lo que no se suele reparar en ellos por su escaso impacto individual en las cuentas financieras corporativas. Sin embargo, a largo plazo, si no se controlan, pueden alcanzar unas sumas considerables, llegando, en el peor de los casos, a poder comprometer seriamente la gestión de la tesorería y del flujo de caja de la compañía.
Un modelo de negocio en crecimiento
Una suscripción no es más que un contrato entre dos partes por el que el pagador abona una cuota económica en intervalos regulares a cambio de recibir un producto o servicio determinado. Impulsada hace años por los medios de comunicación, que pretendían incrementar su base de usuarios, fue abrazada en su momento por muchos ecommerce, sirviéndoles de soporte para consolidar sus cuentas y, con ello, cimentar su crecimiento.
En realidad, una suscripción tiene su germen en la lealtad de un consumidor hacia un proveedor, en el que confía y con el que suele formalizar compras de manera recurrente. Una suscripción suele favorecer una mejor gestión de las finanzas a una compañía, mientras que, desde la óptica del cliente, permite optar a disfrutar de servicios premium o beneficiarse de promociones o descuentos antes que el resto de usuarios.
De acuerdo a McKinsey, en su informe ‘Thinking inside the subscription box: New research on e-commerce consumers’, alrededor del 15% de las personas que utiliza Internet con frecuencia cuenta con, al menos, una suscripción online a su nombre.
Grandes ventajas, importantes riesgos
Uno de los mejores beneficios que aportan las suscripciones online es el de la comodidad. En unos pocos minutos, es posible contratar a través de la pasarela de pago de una página web el servicio, en el que se informará de los derechos y obligaciones a los que se tendrá derecho. Es decir, que si un cliente tiene pensado disfrutar con carácter regular de un producto o servicio que ofrece un tercero, a través de este sistema no tendrá que repetir la compra cada vez que quiera hacerlo sino que lo logrará ya con carácter automático a través de su suscripción online.
Sin embargo, desde el punto de vista de la gestión de la contabilidad, estos micropagos pueden suponer un gran problema si no se controlan adecuadamente. El problema que existía hasta hace unos años es que el CFO corría el riesgo de enterarse demasiado tarde de este problema, ya que debía ir revisando uno por uno los gastos de los diferentes departamentos, cotejando cuáles de ellos eran vitales para la consecución de los objetivos marcados en cada caso y cuáles eran superfluos y, por lo tanto, eran susceptibles de poder eliminarse.
Además, dado que era imposible para este profesional conocer en profundidad el detalle de cada partida de gasto, estaba abocado a consultar con los diferentes responsables de los departamentos acerca de los gastos que existían, dilatando todavía más la toma de decisiones. Finalmente, esto se traducía, por un lado, en una pérdida de dinero para la empresa, con las consiguientes amenazas en la gestión del capital circulante; y en una ineficiencia en la inversión de tiempo tanto del CFO como de otros profesionales de la organización, lo que suponía que no podían dedicar todo lo que deberían a otras actividades que sí generaban valor para la firma.
La propuesta diferencial de Fuell
La llegada de soluciones digitales tan innovadoras como es el caso de Fuell, ha transformado por completo esta situación, facilitando enormemente el desempeño del CFO. Gracias a su innovadora app, tanto este profesional como el resto del capital humano que se necesite, puede acceder en cualquier momento a la fotografía contable de la empresa. Esto significa disponer de un conocimiento en tiempo real sobre la información contable, lo que mejora la toma de decisiones tanto en relación a su rapidez como en cuanto al contenido. Eso es así porque, entre otros hitos, el almacenamiento en la Nube que ofrece Fuell posibilita consultar todo el histórico contable de la organización, pudiendo establecer comparaciones o llevar a cabo análisis o estimaciones.
De manera automática, estando en permanente contacto con los responsables de los departamentos de la entidad, el CFO puede solucionar incidencias como el sobredimensionamiento de las suscripciones online en cualquier momento y desde cualquier soporte, siempre que se encuentre conectado y habilitado con los permisos correspondientes. Es decir, más eficiencia con un menor margen de error, y, encima, permitiendo un ahorro de tiempo y de recursos económicos que se pueden destinar a extraer información de más calidad que aporte un mayor valor añadido a la compañía.
La digitalización de la actividad contable no solo debe medirse en términos de automatización (y, por lo tanto, de reducción de ciertos trámites administrativos que resultaban tediosos) sino que, en relación con las suscripciones online, implica un mejor control sobre las mismas, por lo que se puede subsanar cualquier incidencia con mayor rapidez, algo que redunda en una mejor eficiencia operativa y en un crecimiento de la productividad. Hitos ambos que, a largo plazo, derivan en una mayor fidelización del capital humano, en un incremento de los valores de marca y, por qué no decirlo, en un incremento de la valoración económica de la entidad.
Además, el uso de herramientas digitales como la de Fuell, unida a una estrategia de omnicanalidad, permite al CFO mejorar sus relaciones con los principales socios, sujetos de interés y stakeholders relevantes de la compañía, lo que le permite tener un mejor conocimiento sobre la realidad de la misma. De este modo, este profesional adquiere una capacidad extraordinaria de entender los retos de la compañía a futuro, algo que, a través del análisis correspondiente, favorece la posterior toma de decisiones relevantes por parte de los principales decisores de la empresa.
Las herramientas que utiliza el equipo de Fuell
Yendo a un terreno práctico, en el equipo de Fuell estamos utilizando distintas herramientas online bajo una óptica de eficiencia, productividad, simplificación de tareas y sincronización de trabajos. Por ejemplo, para fortalecer la comunicación apostamos por Slack para mantener un ambiente de oficina, y por Notion para comunicaciones asíncronas. Para la organización de tareas se cuenta con ClickUp, mientras que para el tratamiento seguro de datos la elegida es Hellosign. De cara a la celebración de reuniones, la ganadora es Google Meet, ya que, entre otras ventajas, permite la sincronización completa de agendas a través de Google Calendar.
En cuanto a producto y diseño, las preferidas son Miro, para entender el customer journey y poder compartir esquemas; Sketch e Invision, principalmente por cuestiones de comodidad. Para el manejo de datos, las aplicaciones favoritas son Segment, Amplitude, Google Analytics y Metabase. Centrándose en el marketing, las herramientas más utilizadas son Hubspot, Google Ads y Facebook Ads. Finalmente, los desarrolladores se Fuell se decantan en su trabajo, sobre todo, por Sentry, Kibana, Digital Ocean, Amazon AWS, PostgreSQL y Firebase.
