Cuando un trabajador ha incurrido en un gasto, lo habitual es que redacte un informe en el que explique a su empresa los pormenores del mismo. Este informe de gastos debe ser claro, organizado y con un modelo que sea fácil de entender a primera vista, con el fin de que la persona de administración que lo gestione no pierda mucho tiempo tramitándolo.
Campos que debe tener un informe de gastos
Un informe de gastos ha de tener los siguientes campos para que sea útil:
- Descripción del gasto: aquí se debe explicar en pocas palabras a qué se debe el gasto en dos o tres palabras. “Comida con clientes”, “campaña de publicidad” o “transporte en Marbella” pueden ser tres enunciados claros que ayudarán al equipo de administración a entender de qué se trata.
- Proyecto o cliente: para saber a qué cliente hay que imputar el gasto que se ha realizado. Puede ser un cliente externo, un proyecto o a la propia empresa.
- Fecha en la que se realiza el gasto.
- Categoría en la que se encuadra: puede ser transportes, comidas, publicidad, materiales o herramientas online entre otras.
- Nombre del proveedor.
- Cantidad gastada, que puede incluir o no un desglose con los impuestos.
Cuándo se realiza un informe de gastos
Los reportes de gastos deben realizarse con la periodicidad que le sea práctica a la empresa, que puede ser cada vez que se incurre en un gasto, una vez al día o una vez a la semana. Los informes de gastos requieren que los trabajadores le dediquen un tiempo a esta tarea, que no está relacionada directamente con sus tareas o su productividad, por lo que cuanto más automatizados estén será mejor.
En Fuell ofrecemos una solución de SaaS en la que los informes de gastos se van generando automáticamente cada vez que el trabajador usa una de nuestras tarjetas. Hemos calculado que, mensualmente, pueden ahorrar a los trabajadores del orden de dos horas en burocracia y reportes.
El trabajador solo debe hacer, con su móvil, una fotografía a la factura y con esto termina todo el proceso que hasta ahora había sido más farragoso. Además, cabe la posibilidad de emitir una tarjeta diferente para pagar a cada proveedor por lo que en todo momento se puede controlar dónde está yendo cada euro que se gasta. Puedes pedir tu prueba de Fuell aquí mismo. Estaremos encantados de contarte cómo podemos ayudarte a ahorrar tiempo y dinero.
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