El conocido inversor y escritor Robert Kiyosaki dice que “es posible que la contabilidad sea la materia más confusa y aburrida del mundo, pero si quieres ser rico a largo plazo, tal vez también sea la más importante”. Desde la óptica empresarial, esto se traduce en que esta disciplina es una de las más relevantes. Por un lado, aportar información de calidad sobre la salud financiera del negocio; además, es clave para disponer de la tesorería suficiente con la que mantener en marcha los procesos productivos. De este modo, se evita el riesgo de sanciones por parte de la Administración, que pueden traer consigo graves repercusiones para la entidad.
Hasta hace algunos años, la mayoría de los responsables financieros de las compañías llevaba la contabilidad a mano, a través del libro de registro. Esto les requería la inversión de gran cantidad de horas para tenerlo al día y, también, podía suponer cometer errores que tuvieran repercusiones legales con Hacienda, sin ir más lejos. De hecho, la propia Agencia Tributaria, inmersa en un profundo proceso de transformación digital, promueve cada vez más los medios telemáticos como mecanismo de relación exclusivo con la institución. Esto supone un estímulo más para que las pymes, con independencia de su tamaño, apuesten por la implementación de soluciones tecnológicas para la gestión efectiva de la contabilidad.
Qué es la contabilidad en la nube
Una vez tomada la decisión de automatizar esta actividad, una empresa puede decidir entre decantarse por adquirir un software que se deba instalar en todos los equipos informáticos de la entidad que vayan a tener que realizar alguna tarea relacionada con la contabilidad, o, por el contrario, apostar por un sistema cloud de alojamiento en la nube. En el primer caso, será obligatorio invertir en la infraestructura tecnológica suficiente para habilitar los equipos, desarrollar un espacio de almacenamiento que sea seguro, hacer revisiones y supervisiones periódicas del funcionamiento de la operativa y crear, al menos, una copia de seguridad que se almacene en otro espacio, por lo que pueda pasar. En definitiva, que se trata de un proceso caro y que requiere de un mantenimiento y de una actualización constantes, lo que significa, de nuevo, más gasto.
La otra opción es la de apostar por un software financiero en la nube, de manera que, simplemente, a través de una conexión a Internet, cualquiera con el permiso y la contraseña necesarios, pueda acceder y gestionar toda la información contable de la entidad en tiempo real. Hasta hace relativamente poco, muchas empresas apostaban por el primer modelo (también conocido como on-premise), debido a que muchos directivos creían que albergar la información sensible de una compañía en equipos informáticos propios resultaba más seguro. Sin embargo, el desarrollo de los sistemas cloud ha sido tan espectacular en los últimos años que, en la actualidad, son la opción más segura, eficiente y productiva para cualquier compañía.
Los sistemas cloud son la opción más segura y productiva para la gestión de la contabilidad en cualquier empresa
Por qué apostar por el cloud
Optar por la gestión de la contabilidad en la nube aporta múltiples beneficios para una empresa. Una de las más importantes es, sin lugar a dudas, la accesibilidad, ya que el director financiero y las personas habilitadas, podrán consultar y actualizar cualquier información, tanto presente como histórica, desde diferentes dispositivos y lugares, pudiendo, por ejemplo, revisar un dato urgente desde su casa o en la oficina o, incluso, añadir una magnitud o leer un archivo estando de viaje en cualquier parte del mundo.
En paralelo a la accesibilidad camina otra de sus grandes ventajas, como es la seguridad. De hecho, hoy se puede afirmar que no es más seguro un sistema on-premise que uno en la nube, contando estos últimos con la ventaja de que continuamente se están implementando mejoras en los entornos cloud para hacerlos más confiables para las empresas. De este modo, si ocurre una desgracia en la oficina y se quema todo el equipo informático, no hay riesgo alguno en perder la información sensible, como sí podría haberlo si estuviera alojada solo en servidores internos.
Desde el punto de vista económico, tampoco hay comparación. Con un sistema cloud, no hay que invertir en costosos programas de software y en equipos hardware que los soporten, como tampoco hay que ir adquiriendo periódicamente actualizaciones o realizando copias de seguridad y tediosas tareas de mantenimiento y de supervisión. Los sistemas en la nube se actualizan y evolucionan sin tener que depender de la proactividad de la compañía, ya que es el propio proveedor el que se ocupa de ello. Y, además, es así desde el primer día en que se trabaja bajo este entorno, por lo que la reducción de los tiempos de instalación y de los costes asociados es muy significativa.
Desde una óptica económica, los sistemas cloud son mucho más baratos, ya que no hay que invertir en actualizaciones ni en tareas de mantenimiento
Otro beneficio más, similar al de la omnicanalidad, es el de la posibilidad de gestionar todas las tareas relacionadas con la contabilidad en la misma plataforma y en tiempo real, desde el pago de facturas a terceros hasta las compras, desde el abono de impuestos a la amortización y elaboración del inventario. Y, todo ello, gracias al uso de workflows y a la automatización de acciones, reduciendo a su mínima expresión cualquier posible error humano en los procesos, como antes ocurría, con relativa frecuencia, con la gestión manual.
Finalmente, cabe citar dos beneficios más de apostar por los entornos cloud: por un lado, que se propicia la máxima interacción con los diferentes stakeholders (incluyendo el propio capital humano de la entidad) a través de espacios colaborativos en los que compartir puntos de vista, solucionar cualquier incidencia o compartir información de manera segura; por el otro, que gracias a la continua evolución de los software de contabilidad en la nube, los responsables financieros estarán permanentemente actualizados en relación a cualquier cambio normativo que se produzca, ya que este tipo de herramientas suelen incorporarlos de manera muy rápida.
En definitiva, la contabilidad en la nube está para servir a las pymes, optimizando procesos y mejorando sus resultados. No aprovechar esta tecnología, además de costoso desde una óptica económica, puede suponer una rémora para cualquier entidad en términos de eficiencia, productividad e, incluso, financieramente. La tecnología en la nube ya es parte sustancial en el desempeño de una compañía, y es un aliado fundamental para el éxito profesional de un responsable financiero en el siglo XXI.
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