Cuando un negocio comienza, es habitual que el emprendedor utilice su propia tarjeta de crédito personal para afrontar las necesidades económicas de la organización, pero, a medida que esta va creciendo, lo más conveniente es disponer de, al menos, una tarjeta empresarial. Este producto ofrece una serie de beneficios a las entidades que pueden, incluso, ayudar a impulsarlas, sin poner en riesgo las finanzas personales de los socios. Sin embargo, también cuentan con una serie de peligros que conviene tener presente para hacer el uso más racional y eficiente posible de las mismas.
Entre sus principales ventajas, cabe citar que, por regla general, disponen de tipos de interés más atractivos que las dirigidas al público general. También suelen ofrecer reportes personalizados, por ejemplo, del estado de la cuenta, de modo que es posible llevar a cabo un mayor control sobre el flujo de caja. Desde el punto de vista de la operatividad, estas tarjetas son más flexibles a la hora de establecer y estructurar cuotas de pago en los productos de financiación, así como para poder fijar techos de gasto para los empleados de la compañía que dispongan de una.
Elementos a valorar
Aunque hay múltiples motivos para que una pyme se decante por la utilización de tarjetas empresariales, no es menos cierto que se trata de una decisión que hay que meditar con sumo cuidado antes de tomar. Por ejemplo, las entidades financieras suelen fijar cuotas de mantenimiento por ellas, lo que significa que si una organización dispone de problemas de liquidez puede llevarle a aumentar su endeudamiento.
Otra amenaza es que, sobre todo, los socios tengan la atención de abonar gastos personales con estas tarjetas, lo que, además generar sobrecostes innecesarios, provoca descuadres en la tesorería. Bajo la óptica del día a día, operar a través de plástico y no de dinero físico siempre supone un riesgo, en el sentido de usar la tarjeta más allá de lo estrictamente necesario. Además, existe el problema potencial de que las tarjetas, sobre todo en las empresas más pequeñas, pasen de mano en mano entre diferentes personas del equipo, agravando la dificultad de realizar un control contable eficiente.
Estos y otros inconvenientes obligan a los CFO a ejercer una tarea de supervisión constante en relación a la utilización de las tarjetas de empresa. Incluso en aquellas con una mejor gestión del circulante, un exceso de uso por parte de los miembros habilitados puede ocasionar sorpresas desagradables a la hora de tener que abonar los pagos de las operaciones realizadas. Por ello, es siempre adecuado poner en práctica aquella máxima de prevenir antes que curar para que la utilización de las tarjetas de crédito en una pyme, lejos de suponer un riesgo, se convierta en una ventaja competitiva más.
El apoyo indispensable de la tecnología
Hoy, ya es posible evitar cualquier desfase temporal entre que se lleva a cabo un gasto a través de la tarjeta de empresa y su reflejo en el extracto de la cuenta. De este modo, la labor del CFO se simplifica, para tranquilidad del soporte contable de la entidad. Fuell, por ejemplo, ofrece a través de una completa (aunque sencilla de utilizar) solución digital, la posibilidad de conocer en tiempo real cualquier actividad o movimiento que se realice con la tarjeta Mastercard de una compañía, con independencia de quien lo ejecute o en qué lugar.
De hecho, para el empleado se facilita enormemente la labor de cómputo del gasto ya que a través de una fotografía que tome por medio de su Smartphone del ticket de compra, la información le llegará al CFO, que podrá reflejarla en tiempo real en el estadio contable. Es decir, desaparece la necesidad de elaborar informes de gastos físicos y se consigue una conexión total e inmediata entre el capital humano y el responsable financiero. Y, todo ello, con el respaldo que ofrece la homologación de la Agencia Tributaria.
De dolor de cabeza a oportunidad para la compañía
Las tarjetas de empresa cuentan con una dilatada trayectoria en el mundo corporativo acumulando un sinfín de problemas para los CFO, como los gastos de dudosa justificación, la pérdida de facturas o su uso por parte de muchos empleados, lo que dificulta el seguimiento y cómputo de cada movimiento. Por todo ello, disponer de un sistema sencillo de automatización y virtualización en su utilización supone un apoyo muy importante para llevar a cabo una gestión eficiente y saneada de la contabilidad.
En el caso de la solución digital propuesta por Fuell, los beneficios son muchos y muy importantes para todo el capital humano de una compañía permitiendo, a través de una única aplicación, poder registrar y monitorizar cualquier gasto, establecer un canal de comunicación instantáneo y fluido entre el CFO y los empleados o una recuperación automática del IVA. Es decir, a través de un único producto se puede disfrutar del uso de tarjetas de crédito corporativas con un software en tiempo real de gastos asociado. Y, todo ello, con la máxima calidad y eficiencia que permite la tecnología, además de con la introducción progresiva de sucesivas mejoras en los servicios para los clientes.
Entre otras ventajas, utilizar Fuell para optimizar el uso de estas tarjetas permite:
- Emitir tarjetas virtuales a cualquier proveedor a través de tarjetas de suscripción.
- Mejorar la gestión contable, posicionando en mejores condiciones a la entidad para, por ejemplo, solicitar un préstamo.
- Establecer límites individuales de gasto por persona y tarjeta, evitando cualquier posibilidad de fraude o de exceso en su utilización.
- Facilitar la elaboración de presupuestos y estimaciones de gastos de la entidad con un mayor nivel de precisión.
- Simplificar la recopilación de facturas y de informes de gastos, evitando que se traspapele información importante y reduciendo, con ello, la posibilidad de generar cualquier incidencia con Hacienda.
- Lograr una integración instantánea con el software contable que utilice la empresa, pudiendo importarse las transacciones directamente por medio de plugins a entornos como Quickbooks, Xero o Sage.
- Posibilitar la colaboración activa con otras entidades que ofrecen descuentos y promociones, como Uber, Cabify, Airbnb, Salesforce, Github, Slack, restaurantes y cafeterías, etc.
