La contabilidad de la empresa es un elemento clave para el buen funcionamiento general de la misma. Llevarla de una forma óptima agiliza todas las operaciones, permite elaborar previsiones y ajustar los flujos de caja para poder afrontar los pagos a tiempo. Es, por decirlo de una manera gráfica, el lubricante que posibilita una buena marcha de toda la organización. Pero, para hacerlo adecuadamente, es vital contar con las herramientas que permitan tener un control preciso de los movimientos e información pronta y clara.
La tecnología, que en tantas ocasiones supone una revolución en la organización de trabajo y una nueva carga de responsabilidades para el responsable financiero de la empresa, es en la actualidad el mejor aliado para lograr importantes avances en cuanto a eficiencia a corto y medio plazo. En especial, las nuevas soluciones admiten una integración sencilla con el software de contabilidad. Las herramientas digitales disponibles en la actualidad, como Fuell, lejos de complicar la existencia de los usuarios, permiten cambiar el método de trabajo, optimizando la gestión del tiempo y generando oportunidades para el ahorro de gastos gracias a la automatización de diversos procesos.
Esta evolución hace que el papel del director financiero gane peso en la gestión del negocio con respecto a épocas pasadas, cuando sus funciones se limitaban a la administración de los recursos y las cuentas de la compañía. La automatización de procesos que antes debían hacerse de forma manual provoca que estos profesionales puedan dirigir su atención a tareas de mayor valor, estando en contacto con todos los departamentos y siendo un participante activo en la estrategia de la empresa a la que puede aportar la visión privilegiada que otorga disponer de toda la información contable.
Una parte importante en la gestión de gastos es el control de las tarjetas de empresa que, a su vez, generan la presentación de informes de gastos por parte de los empleados y directivos que las utilizan. El uso de tarjetas inteligentes como las de Fuell, proporciona grandes ventajas en cuanto a la automatización de procesos y a la obtención de información en tiempo real. A pesar de ser un instrumento que se utiliza desde hace mucho tiempo, las tarjetas de crédito de empresa han sido motivo de no pocas preocupaciones y problemas para los responsables del control financiero. La dinámica de la empresa generaba todo tipo de casuística, como el uso para gastos personales, facturas que no aparecen, tarjetas que comparten varias personas de un mismo departamento… Todo ello provocaba no solo dificultades para el control de los gastos sino también una ingente carga de trabajo para el personal de contabilidad.
En cambio, con la utilización de las tarjetas inteligentes, se eliminan los informes de gastos y que los empleados dediquen hora de su jornada a tramitarlos de una forma manual, con lo que también se eliminan posibles errores humanos. Estas tarjetas inteligentes permiten que con solo hacer una foto al ticket de compra con el teléfono móvil baste para justificar el gasto, eliminando la necesidad de realizar el informe ni guardar el recibo o factura en papel. Con Fuell, solo con la foto mencionada, la aplicación se encarga de conseguir la factura de los desembolsos efectuados como gastos de representación en restaurantes, taxis o aparcamientos, de forma que se puede recuperar el IVA en los casos en los que sea pertinente.
El sistema habilita la posibilidad de establecer límites de gasto a las tarjetas de un equipo y, al mismo tiempo, permite que se solicite una ampliación para una adquisición puntual y que esta pueda ser aprobada de inmediato por el responsable del control presupuestario. Además, como la información llega en tiempo real, cada transacción se conoce desde el mismo momento en que se produce.
La solución incluye la emisión de tarjetas con un software de gestión de gastos, de manera que integra en una misma aplicación la automatización de los informes de gastos para que el personal de la empresa no tenga necesidad de elaborar manualmente los informes para el departamento financiero. De esta forma, esta herramienta digital proporciona un servicio que es a la vez un medio de pago, un instrumento para la gestión contable y para mejorar la fluidez en la relación entre el responsable financiero y el resto de los departamentos de la organización.
Además de las mejoras funcionales, este sistema de tarjetas inteligentes cuenta con otra gran ventaja: su implementación no requiere efectuar una gran inversión en equipos de hardware ni renovar software de la empresa. Se trata de una solución SaaS que almacena la información en la nube, que se puede gestionar desde una app instalada en cualquier dispositivo y que ofrece elevadas posibilidades de personalización.
La suma de factores como la supresión de procesos manuales y, por lo tanto, de errores humanos, la inmediatez de la información o la sustitución de los recibos en papel por imágenes digitales convalidadas por la Agencia Tributaria permite tener bajo control el flujo de caja. Una cuestión de gran importancia, pues un incremento inesperado de los gastos en un momento puntual puede tener efectos muy perjudiciales en la tesorería de la empresa. Así, se garantiza que no habrá problemas de liquidez, pues se puede analizar en cualquier momento la evolución del flujo de caja y, con los datos en la mano, realizar una adecuada planificación e identificar posibles imprevistos tanto en el capítulo de gastos como en el de ingresos.
La propuesta de Fuell ofrece un alto nivel de flexibilidad con diversas funcionalidades a las que se van añadiendo cada día otras nuevas, sin que haya conflictos con otras soluciones, pues se integra fácilmente con el software de contabilidad que utilice la empresa y se pueden importar los movimientos desde otras aplicaciones por medio de plugins. Las posibilidades de adaptarse a las particularidades de cada empresa simplifican la creación de etiquetas para cada pago, lo que ayuda a organizar y categorizar los gastos, así como elaborar presupuestos que se pueden actualizar a cada momento según van generando los gastos.
