Con independencia del tamaño de una empresa, la gestión de las facturas es un tema relevante, tanto por la propia necesidad de llevar una correcta y adecuada contabilidad como de cara a evitar los sucesivos procesos que acarrea su administración y que pueden suponer una excesiva dedicación de tiempo por parte de los responsables financieros que, en definitiva, se traduce en un coste económico.
Por ejemplo, los flujos de aprobación de las facturas de proveedores, tradicionalmente, han sido procesos lentos, porque, una vez recibidas, se incorporaban al sistema interno de cada empresa para su clasificación, se realizaba un procedimiento de encriptación, tenían que ser ratificadas por el responsable asignado, recibían las firmas y sellos correspondientes y, si todo iba bien y no había incidencias, como último paso se incorporaban al sistema ERP para su aprobación final.
Y, todo ello, por no hablar de que las facturas en papel suman, además, dos problemas más: tienden a ocupar cada vez un mayor espacio físico en las oficinas y, por su propia naturaleza, pueden perderse o traspapelarse, con todos los posibles inconvenientes financieros y legales que eso puede traer consigo.
Una gestión eficiente de las facturas es, por lo tanto, un elemento fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales a las que una empresa debe hacer frente.
La importancia de automatizar la gestión
Actualmente, la tecnología ya permite la automatización de muchas de estas tareas, tanto a la hora de emitir facturas como de recibirlas, posibilitando llevar a cabo una gestión digital eficiente que se complementa a la perfección con los otros software de contabilidad que ya esté utilizando la compañía, de manera que se evita tener que realizar tediosas migraciones de sistema.
La necesidad de apostar por la digitalización en la gestión de las facturas es crítica para cualquier empresa que quiera disponer de una situación financiera saneada, ya que aporta una información más rigurosa sobre los ciclos de pago y de cobro con proveedores, clientes y otros stakeholders, de modo que se pueda realizar una óptima administración de la tesorería y del circulante.
Al igual que muchas empresas utilizan programas y aplicaciones para crear facturas a clientes, existen herramientas digitales para contabilizar las facturas de los proveedores, consiguiendo una automatización de los procesos mientras se mejora la administración contable, ya que, por ejemplo, se pueden integrar estos gastos con los diferentes departamentos o proyectos de la empresa y analizar cómo van evolucionando en tiempo real, gracias a que cada operación es visible al momento por las personas autorizadas.
Pautas para lograr una gestión eficiente
Uno de los elementos fundamentales para el éxito en el desempeño profesional del responsable financiero de una empresa es el de llevar un control efectivo de todo aquello que tiene que ver con la contabilidad, incluyendo, por supuesto, las facturas de los proveedores. Aunque no existe una receta mágica para evitar llevarse sorpresas desagradables, sí que existen distintas recomendaciones para que su tarea administrativa, apoyándose en las herramientas digitales, sea lo más eficiente posible, como, por ejemplo:
- Revisar el estado de las facturas para que no contengan errores que retrasen su abono, o, en el peor de los casos, que deriven en algún malentendido con Hacienda. La premisa es que cuantas menos facturas rectificativas haya que hacer, mejor.
- Controlar especialmente las facturas pendientes de pagar y establecer una fecha límite para abonar cada una de ellas, teniendo en cuenta siempre los compromisos adquiridos con los proveedores y la normativa vigente. De este modo, además de evitar cualquier posible pago de intereses, se podrá gestionar con mayor eficiencia la tesorería, tanto a presente como a futuro.
- Llevar un libro histórico digital de las facturas y de los pagos a proveedores, de manera que, junto a servir de verificación en relación a todos los abonos pendientes, también tiene la utilidad de aportar información sobre los periodos del año en los que la compañía tradicionalmente debe afrontar más pagos, con lo que se pueden ir ajustando mejor los picos de circulante.
- Establecer con carácter periódico, por ejemplo, una vez al mes, revisiones sobre el estado de todas las facturas y pagos pendientes a los proveedores.
En todos estos puntos, un software automatizado que sirva como plataforma electrónica de gestión de facturas supone una ayuda clave para gestionar con menos esfuerzo y sin ningún error las facturas con los proveedores, reduciendo, en paralelo, tanto el trabajo del director financiero como, en general, los costes operativos de llevarlo a cabo. Además, este tipo de herramientas digitales facilita el posterior análisis de los pagos realizados y de la propia gestión de la tesorería.
En este sentido, la app de Fuell permite archivar digitalmente todas las facturas, evitando la tediosa tarea de ir buscando entre los correos de cada proveedor, a través de Google Ads, Dropbox o Hubspot. Toda la información se almacena en una nube cifrada completamente segura y, cuando sea necesario, permite generar reportes de manera automática, entre otras utilidades.
Por qué es clave conocer mejor a los proveedores
A través de Fuell, ya es posible crear tarjetas virtuales personalizadas para cada proveedor, de manera que se establecen mecanismos de relación entre ambas partes más cómodos, más seguros y sobre los que se puede ejercer un mayor control de todas las operaciones. De este modo, es posible conocer con el máximo nivel de detalle quiénes son los proveedores más relevantes para el negocio, de modo que se pueda, por ejemplo, cuidar al máximo la relación ofreciéndoles algún servicio dirigido exclusivamente a ellos, o negociar un cambio en las condiciones o en las fechas de pago que, a la larga, resulte conveniente para ambas partes.
Optimizar digitalmente las facturas con los proveedores, y, en general, la automatización de la contabilidad en una empresa, son elementos críticos para estar siempre actualizados sobre la situación financiera real de la entidad, de manera que se puedan establecer previsiones objetivos de los cobros y pagos futuros. Gracias a esta óptima planificación, se estará en mejores condiciones de evitar cualquier posible situación de insolvencia, ya que se dispondrá de una mayor capacidad de liquidez con la que afrontar incidencias financieras a las que ninguna empresa esté exenta de tener que afrontar en un momento dado.
¿Necesitas ayuda con las facturas de tus proveedores? Rellena este formulario y te contactaremos.
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