La labor del equipo de compras de una empresa es vital para el buen funcionamiento de la empresa, garantizando que haya una continuidad en la producción sin que una falta de previsión provoque interrupciones indeseadas. Su trabajo debe encontrar un difícil equilibrio entre el abastecimiento suficiente y el almacenamiento excesivo. Paralelamente, su actividad cotidiana va generando muy diversas operaciones, tanto de grandes compras como de pequeñas adquisiciones, que conllevan sus correspondientes asientos contables, provocando una ingente tarea tanto para el departamento financiero como para el propio equipo de compras que deben justificar documentalmente cada uno de los movimientos.
La gestión administrativa de su labor obliga a que los miembros del equipo de compras deban dedicar mucho tiempo a facilitar, en tiempo y forma, la información que necesitan en contabilidad, distrayendo demasiadas horas de su función principal. No obstante, buena parte de todo ese proceso que aún se realiza de manera manual en muchas empresas, es susceptible de automatizarse. Esta es una de las ventajas que ofrece Fuell, que permite automatizar buena parte de las tareas vinculadas a la gestión contable por medio de una sola aplicación. Siguiendo un método sencillo, ágil y seguro el equipo de compras puede efectuar el registro de facturas de los proveedores o los tickets de compras y gastos de menor cuantía.
Sin duda, una de las principales repercusiones que tiene el uso de Fuell para el departamento de compras es el ahorro de tiempo, pues se eliminan muchas de las tareas que antes debían realizar de forma manual, lo cual suele provocar errores en el registro contable con relativa frecuencia. La gestión del tiempo y la coordinación de agendas es un elemento complejo en cualquier organización empresarial, pero con la incorporación del teletrabajo ha cobrado aún mayor importancia. La diversidad de tareas y el número de personas que intervienen en ellas exige que cada departamento sea capaz de coordinar el desarrollo de los trabajos y de los diferentes proyectos. Liberar al personal de laboriosas tareas administrativas permite dirigir los esfuerzos a aquello que realmente aporte valor a la empresa. La automatización de gestiones contables permitirá al departamento de compras tener un mayor control sobre cuestiones tan relevantes como los precios, la reducción de costes o el cumplimiento de los plazos de pago.
Conocimiento a fondo de las necesidades de cada departamento
Además, el hecho de contar con una solución digital como Fuell permite contar con información completa y fiable, lo que permite analizar la dinámica de los suministros y materias primas, de manera que se pueden realizar previsiones más precisas que pueden ir ajustándose en cualquier momento. La mayor disponibilidad de tiempo posibilita al equipo de compras mantener una comunicación más fluida y frecuente con el resto de los departamentos, lo que redunda en un mejor conocimiento de las necesidades de la empresa y llevar a cabo un calendario de pedidos que cumpla con las demandas de abastecimiento de cada departamento. Una de las líneas de comunicación que debe estar siempre abierta es la del equipo de compras con la dirección financiera, pues necesita saber los presupuestos y la situación de la tesorería. Con la automatización de las tareas contables se consigue, además, que la información sobre la liquidez disponible esté siempre totalmente actualizada.
Entre las ventajas de la digitalización aplicada al ámbito contable se encuentra la optimizar la gestión de los gastos, una tarea que normalmente exige un seguimiento permanente. Los avances en este apartado tienen como consecuencia un conocimiento más a fondo de la realidad del departamento y del conjunto de la empresa y así la toma de decisiones relevantes se realizará en base a unos datos de calidad, lo cual facilitará anticipar las necesidades de materias primas para hacer frente a picos de producción o prever las necesidades de tesorería en cada momento. Con Fuell, la contabilidad de toda la organización se unifica en una plataforma virtual, de tal forma que todo el histórico de la información contable está disponible de manera inmediata sin necesidad de recurrir a los tradicionales archivos en papel.
La mejora en eficiencia también se traduce en la posibilidad de revisar los presupuestos de cada departamento de una forma sencilla. Antes de la digitalización, esta tarea requería un gran esfuerzo por parte de la dirección financiera para recabar todos los datos, analizarlos y acometer el proceso de imputación de unos gastos que no siempre podían asignarse a un solo departamento, puesto que estaban vinculados a varios ámbitos de la empresa. La tecnología permite un control mucho más eficiente y elaborar informes a partir de los parámetros que cada usuario elija en cada momento, lo que posibilita obtener previsiones más precisas y personalizadas, facilitando la revisión de los presupuestos en caso de que fuera necesario. Todo ello gracias a que el sistema hace posible la revisión de partidas en tiempo real y tener conocimiento de cualquier incidencia de forma inmediata.
Otra de las facetas en las que la aplicación ofrece grandes beneficios radica en la gestión y control de los gastos efectuados con las tarjetas de empresa, como pueden ser los correspondientes a viajes o gastos de representación. Con Fuell, se puede saber en tiempo real cualquier movimiento que se efectúe con las tarjetas. La herramienta de Fuell incluye la emisión de tarjetas que incorporan un software que facilita en la misma aplicación la automatización de los informes de gastos, de manera que el personal no tiene que elaborarlos manualmente para remitirlos al departamento financiero, pues basta con hacer una foto al ticket de compra y ya no será necesario aportar el comprobante en papel. Un sistema que, además, cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria.
Este sistema de tarjetas inteligentes no necesita que la empresa haga una gran inversión en la compra de equipos informáticos ni cambiar el software de gestión, puesto que hablamos de una solución flexible de computación en la nube, cuya utilización solo requiere la instalación de una app, operativa en cualquier dispositivo, desde la que se puede realizar cualquier gestión y que ofrece múltiples posibilidades de personalización.
