A medida que una empresa crece es lógico que, también, aumenten los mercados en los que comercializa sus productos y sus servicios. Entre otros hitos, esto trae consigo el incremento en el número de viajes que deben llevar a cabo los profesionales de la entidad, por cuestiones como el cierre de nuevos acuerdos, la asistencia a ferias y eventos de la industria, la concreción de reuniones con sujetos de interés o, simplemente, para supervisar que la oficina comercial de la compañía en ese lugar está funcionando bien.
Al final, desde una óptica contable, el crecimiento en el número de viajes de empresa significa un mayor gasto en desplazamientos, dietas y comidas, alojamiento o estacionamiento de vehículos. Si no se lleva un adecuado control de todos ellos, la suma puede suponer un coste económico muy importante para la empresa, algo que puede tener su impacto negativo en la tesorería. Existen algunos mecanismo para mantener lo más a raya posible estos gastos, como concretar un presupuesto financiero previo con el que evitar llevarse sorpresas desagradables, definir un límite máximo por empleado y actividad, o realizar una eficaz comunicación con el capital humano para que comprendan a la perfección las claves sobre política de gastos que tiene la entidad.
El rol de la tarjeta de empresa
Una tarjeta de empresa puede ser una herramienta muy útil para definir y concretar los gastos que una persona va a realizar durante un viaje corporativo, gracias a que quedarán perfectamente reflejados en el extracto correspondiente. Sin embargo, el problema tradicional que existía con ellas es que solía existir un importante desfase temporal entre que el profesional hacía uso de ella y el director financiero tenía la capacidad de supervisar los movimientos ya que, con frecuencia, algunos gastos tardaban horas, sino días, en reflejarse.
Sin embargo, la tecnología ya permite unir movilidad con gestión digital de gastos para llevar un control máximo de los gastos de viaje corporativos. La solución de Fuell, por ejemplo, posibilita conocer en tiempo real cualquier operación de que se lleve a cabo con la tarjeta Mastercard de la entidad, ofreciendo la alternativa, incluso, de hacer una foto al ticket de compra, de manera que el empleado se despreocupe de tener que hacer nada más. De este modo, ya no es necesario guardar en formato físico ninguna factura ni tener que realizar tediosos informes de gastos. Fuell está homologada por la Agencia Tributaria, lo que, desde un punto de vista práctico, significa decir adiós al papel.
Flexibilidad y digitalización
Una gestión eficiente de los gastos derivados de los viajes de empresa no implica solo un ahorro de dinero sino, también, de tiempo. Algo a lo que la flexibilización de procesos y la automatización de sistemas de trabajo, gracias a la tecnología, contribuye de manera muy valiosa. La solución digital de Fuell favorece que se puedan eliminar trámites administrativos que consumían parte de las agendas de los profesionales, incluso, durante sus desplazamientos.
Por ejemplo, la autorización de un determinado gasto, como puede ser la reserva de un vuelo online, es posible llevarla a cabo en tiempo real, ya que el responsable financiero y el trabajador pueden tratar de este tema en la Nube, así como supervisar otros gastos ya realizados, facilitando de manera muy notable la tarea de control contable. En este sentido, la velocidad en la toma de decisiones, siguiendo con el caso anterior, puede favorecer que se contrate un billete para volar con la suficiente antelación como para ahorrar dinero a la compañía.
Por otro lado, la comunicación instantánea entre el CFO y los distintos trabajadores que realizan viajes de empresa evita el tener que abonar anticipos para estos desplazamientos, algo habitual en el pasado. De este modo, el flujo de caja sufre menos y se pueden seguir atendiendo los pagos ordinarios sin mayor complicación. Otras ventajas del uso de la app de Fuell para la gestión de los viajes son:
- Poder negociar todos los gastos asociados a los desplazamientos en tiempo real con las agencias de viaje.
- Brindar la posibilidad de disponer más tiempo para comparar precios y elegir la opción más económica.
- Confrontar los gastos de los diferentes viajes y obtener pautas de mejora para el futuro.
- Reducción de los gastos indirectos, no solo en términos económicos, sino de recursos de tiempo y trabajo por parte del CFO y de otros empleados.
- Automatizar con suficiente antelación el programa de viajes de cada empleado, optimizando su agenda.
Ventajas cualitativas de la propuesta de Fuell
Uno de los elementos que hacen excepcional en el mercado la solución digital de Fuell es que se trata del único gestor de gastos que se encarga de recuperar el IVA. Esto es posible gracias tanto a su tecnología, que posibilita conseguir generar una factura a través de una foto del ticket, como a los más de 100.000 comercios adheridos a la generación de factura automática. Además, gracias a la integración con DevoluIVA, es posible para cualquier empresa tener disponible el IVA de aquellos gastos compatibles con esta función de modo automático.
Otro beneficio importante que aporta Fuell es que, debido a que toda la información se encuentra almacenada en la Nube, el CFO o cualquier profesional que realice un viaje de empresa y tenga alguna incidencia puede consultarla en tiempo real con agilidad y rapidez, a través de cualquier dispositivo conectado. Esto, a su vez, deriva en dos ventajas más: el almacenamiento físico y la gestión de las facturas prácticamente se reducen a cero, al igual que lo hace el riesgo de perder documentos de gasto que luego puedan comprometer la contabilidad de la entidad.
Desde un punto de vista operativo, el CFO podrá ejercer de manera instantánea cualquier modificación en los presupuestos de gastos de los viajes, por ejemplo, si un profesional tiene que permanecer más días fuera o si tuviera que efectuar la compra inesperada de unos billetes de tren o de avión. Además, podrá, gracias a Fuell, ordenar y categorizar cada gasto, logrando establecer etiquetas por su cuenta u optar por recibir automáticamente sugerencias desde la propia app.
