La decisión de cambiar el software de gestión de una empresa suele ser bastante impopular entre los empleados. Algo bastante comprensible, pues, antes de la aplicación de las nuevas soluciones no son conscientes de sus ventajas, pero sí saben que la transición del sistema antiguo al nuevo va a afectar a su forma de trabajar y que va a exigir un proceso de aprendizaje y de adaptación. Sin embargo, mantener en funcionamiento un software de gestión obsoleto tiene una importante incidencia en la productividad de la empresa, por lo que conviene superar las reticencias y abordar el cambio con decisión.
Una de las razones que esgrimen los ejecutivos para no acometer la renovación del software es la falta de tiempo. Un argumento que, analizado con perspectiva, puede resultar un contrasentido puesto que la insistencia en un sistema desfasado puede generar, a medio y largo plazo, mayores pérdidas de tiempo que emprender la transformación necesaria. Como se apuntaba al inicio con respecto a los empleados, también los ejecutivos de la empresa suelen tener reticencias ante el cambio, porque supone tener que habituarse a un nuevo programa de gestión. Es cierto que el salto a un nuevo modelo requiere realizar un esfuerzo, pero la adaptación suele ser bastante rápida y lo normal es que las ventajas se perciban casi de inmediato.
Sin embargo, las noticias de otras empresas que han tenido complicaciones en el proceso de transformación hacen que los temores permanezcan muy presentes y alimenten las dudas. Para garantizar una transición sin problemas es necesario planificar bien los pasos a dar antes de ponerse manos a la obra. Identificar aquellas soluciones que ofrecen experiencias de usuario sencillas y cuyos beneficios se dejen notar casi de inmediato es un factor importante.
Hoy las empresas tienen dónde elegir. Hay numerosas plataformas que ofrecen aplicaciones específicas para optimizar el funcionamiento de la organización en distintas áreas, cuando no en el conjunto de la actividad. Es el caso de Fuell, una solución que permite eliminar de la gestión los informes de gastos automatizando el proceso, lo que supone también minimizar los errores, quitando de la ecuación trabajos manuales repetitivos que consumen mucho tiempo del personal y que pueden dedicarse a tareas con mayor valor añadido.
Una de las primeras cuestiones que deben tenerse en cuenta para elegir el nuevo software es que este responda a las necesidades del negocio. Hay programas excelentes que ofrecen un gran resultado en determinadas empresas y que, sin embargo, pueden no adaptarse a lo que requieren otras con modelos de negocio diferentes. Más que en la calidad objetiva de la tecnología, conviene centrar la atención tanto en los objetivos empresariales como en facilitar el trabajo de los empleados, que son, en definitiva, quienes van a ser los principales usuarios del nuevo sistema.
Para ello, lo mejor es tener en cuenta las prioridades que expresen los responsables de cada departamento. La aportación de visiones procedentes de todos los ámbitos de la empresa ayudará a definir un mapa claro de las necesidades y áreas de mejora, lo que redundará en que el proyecto se enfoque decididamente en aquellos elementos más vinculados al negocio. Para que el proceso en toda su extensión culmine de la mejor manera y se realice la transición con la mayor rapidez posible, es vital contar con la implicación de todo el personal, siendo conscientes de las razones que han motivado el cambio de sistema y qué se pretende lograr con él.
En función del calado que tenga la modificación de los sistemas de gestión, conviene también tener previsto cómo se va a formar a la plantilla. Si los trabajadores no logran comprender y aprovechar todas las ventajas del nuevo sistema, se complicará la obtención de los beneficios esperados. Y si la corriente positiva por parte de los empelados es imprescindible, también lo es que el máximo responsable de la gestión de la empresa se muestre plenamente comprometido con el proyecto tecnológico, poniéndolo como uno de los objetivos prioritarios.
Una de las preocupaciones habituales es la posible pérdida de información al realizar el trasvase de datos desde el software antiguo al nuevo. En este proceso siempre pueden surgir errores o, cuando menos, retrasos para la plena operatividad del nuevo programa. Para garantizar que todo se haga de la manera adecuada, además de generar copias de seguridad en formatos accesibles para cualquier plataforma, puede plantearse la posibilidad de recurrir a consultores externos especializados que presten asesoramiento sobre las fases en las que debe efectuarse el cambio con la máxima seguridad posible.
Otro de los factores clave en el cambio de software de gestión es la selección de los proveedores tecnológicos adecuados. Es importante elegir aquellos que no solo ofrezcan unos costes económicos ajustados, sino cuyas soluciones se adapten al modelo de negocio y a los planes de futuro de la empresa. Además, deben proponer sistemas que presenten gran facilidad de uso, para que la experiencia de aprendizaje de los empleados sea rápida y se agilice la implementación del nuevo software.
Tras tener en cuenta todos estos factores y dados los pasos necesarios, llega la fase de control y seguimiento, puesto que la implantación definitiva del nuevo sistema no se acaba con la mera puesta en funcionamiento. Conviene testar que todas las funcionalidades e integraciones están operativas y llevar a cabo las posteriores actualizaciones.
Finalmente, si se avanza en la digitalización y en el uso de aplicaciones en la nube, conviene prestar atención a un aspecto que cada vez cobra mayor importancia: la ciberseguridad. A lo largo de los últimos años se han disparado los ataques de hackers a empresas, especialmente relacionados con el ransomware. Muchas compañías de pequeño y mediano tamaño tienden a minusvalorar este tipo de riesgos pues consideran que los objetivos de los ciberdelincuentes suelen fijar sus miras en las grandes multinacionales. Pero los datos demuestran que son las pymes las que sufren con mayor frecuencia esta clase de ataques. Destinar esfuerzos a prevenir el riesgo y sus consecuencias debería figurar entre las prioridades de cualquier compañía, con independencia de su tamaño.
