El modelo tradicional de la gestión de equipos ha estado marcado por la presencialidad. Era parte de una cultura universal en el mundo de la empresa que ha funcionado sin grandes cambios hasta hace poco, cuando la llegada de la pandemia ha hecho de la necesidad virtud, ha impulsado el teletrabajo y ha obligado a desarrollar métodos y herramientas que permitieran una adecuada organización del trabajo y que la coordinación de los equipos se mantuviera bien engrasada. Pero, en muchos casos, el proceso no se ha hecho desde la convicción de que este fuera un modelo eficiente, sino como mera reacción a una situación de emergencia. Prueba de ello es la celeridad con la que muchas empresas volvieron a un modelo rígido de trabajo presencial en cuanto las tasas de contagio se fueron reduciendo.
Sin embargo, los buenos datos de productividad que ha arrojado el periodo de trabajo en remoto, unidos a las ventajas que ofrece en cuanto a conciliación familiar y a los beneficios que aporta en materia de sostenibilidad, hace que, tarde o temprano, las empresas acaben por asumir que no hay vuelta atrás y que no será fácil captar talento para la empresa manteniendo los modelos rígidos del pasado que hasta muy poco nadie ponía en cuestión.
Afortunadamente para las empresas, los empleados y la economía en su conjunto, la crisis sanitaria se ha producido en una época en la que gran parte de la población tiene acceso a las tecnologías necesarias para implementar modelos de trabajo en remoto eficaces. La situación hubiera sido muy distinta si se hubiera no hace mucho tiempo; ahora las empresas, aunque no estuvieran preparadas, han podido encontrar soluciones disponibles que les han permitido dar el salto en tiempo récord.
A pesar de que algunas empresas no contaban con una estrategia para implementar el teletrabajo, la prueba de fuego que han supuesto los meses de restricciones a la movilidad ha provocado un cambio radical en la percepción del trabajo en remoto, eliminando de un plumazo los recelos previos. Muchas organizaciones se plantean aumentar el número de trabajadores a distancia en los próximos años y, por descontado, entre algunas de las tecnológicas más punteras la apuesta es aún más fuerte. Ahora bien, iniciar la evolución hacia una empresa descentralizada, con los equipos trabajando de forma coordinada pero físicamente dispersos, requiere de planificación y de una definición clara de las herramientas necesarias para implementar el nuevo modelo sin generar disfunciones.
Un amplio abanico
Pero ¿cuáles son las herramientas digitales que se necesitan para gestionar equipos a distancia? Quienes se aproximen a este ámbito por primera vez se llevarán una grata sorpresa al comprobar que la oferta de plataformas y aplicaciones es ya muy amplia, por lo que el primer paso será establecer qué objetivos busca la empresa para seleccionar después aquellas herramientas que mejor se adapten a sus necesidades.
Parece evidente que una de las prioridades iniciales debe ser contar con soluciones que permitan tener control sobre la productividad y los flujos de trabajo. Para ello, existen varias opciones que ya han demostrado su buen funcionamiento y que se encuentran entre las más utilizadas. Trello, Monday, Asana o Evernote, son soluciones fiables, cada una con sus particularidades, que pueden ofrecer espacios para el trabajo colaborativo y la gestión de proyectos:
- Trello: Diseñada en forma de tablero y tarjetas, resulta especialmente práctica para tener una imagen de la evolución del trabajo de un solo vistazo. Es muy flexible y permite desplazar las tarjetas de un tablero a otro, modificando las prioridades según avanza el proyecto. Se pueden añadir notas, comentarios o archivos y cuenta, además, con la posibilidad de automatizar algunos flujos de trabajo a través de un robot denominado Butler.
- Monday: Una herramienta pensada para planificar y monitorear el trabajo de equipos. Permite también automatizar algunos procesos, de tal forma que se pueda priorizar el trabajo que requiere de una mayor aportación de talento. De esta manera, logra unificar la gestión del trabajo en un solo sitio, controlando los flujos de trabajo del equipo y de cada miembro, planificando las tareas y midiendo el rendimiento.
- Asana: Enfocada a la gestión de proyectos, permite también el trabajo colaborativo, de manera que todos los integrantes del equipo sepan qué tareas está realizando cada uno. Entre sus ventajas, destaca la opción de crear cronogramas para asignar plazos temporales a la ejecución de tareas y controlar la evolución de cada proyecto.
- Evernote: Está más orientada a la organización personal del trabajo, pero permite compartir documentos colaborativos con los demás miembros del equipo en los que pueden integrarse imágenes, textos, vídeos, mensajes de voz, etc.
La importancia de la comunicación
Otro aspecto fundamental para el buen funcionamiento de equipos trabajando en remoto es que se mantengan buenos canales de comunicación, para lo cual, en ocasiones pueden no ser suficientes las herramientas de gestión de proyectos. Para facilitar que la comunicación no se resienta por la distancia, existen diversas soluciones:
- Slack: Su ventaja es que unifica en un solo canal las comunicaciones de todo el equipo y sustituye al correo electrónico, pues la comunicación es mucho más rápida y accesible. Con esta herramienta se pueden clasificar las conversaciones, priorizando las más importantes y dejando las menos urgentes para más adelante. Integra funciones de mensajería, llamadas de voz y de vídeo, y cuenta con Slack Connect, que permite colaborar con equipos de otras empresas, proveedores o clientes.
- Google Meet: Una de las aplicaciones incluidas en la potente oferta de Google Workspace, que agrupa todas sus herramientas de productividad y trabajo colaborativo. Permite realizar videoconferencias con un gran número de participantes y sin límite de tiempo. Además, está integrada con Google Calendar, de forma que se puede acceder a las reuniones programadas desde el propio calendario.
- Zoom: Una de las herramientas de videoconferencias más populares. Además, permite comunicaciones simultáneas a través de chat, compartir archivos y grabar la reunión. Dispone también de la opción de compartir pantalla, especialmente útil para realizar presentaciones.
- Nectios: Se trata de una plataforma que posibilita a las empresas crear comunidades virtuales y unificar en una sola plataforma el uso de las herramientas más habituales: permite la comunicación en tiempo real a través de chat, crear salas de conferencias mediante videollamadas con los miembros del equipo, gestionar eventos o llevar a cabo la realización de webinars, entre otras funcionalidades.
