Uno de los políticos más conocidos del Partido Demócrata en la década de los sesenta del siglo pasado, Lane Kirkland, señalaba que “la eficacia en una reunión es inversamente proporcional al número de participantes”. Aunque esta afirmación pueda parecer algo exagerada, lo cierto es que saber organizar y prepararse adecuadamente una reunión de trabajo es crucial para que puedan derivarse resultados de ella y, por lo tanto, suponga una inversión óptima de tiempo para todos los participantes.
Para conseguirlo, existen algunos elementos que hay que tener especialmente en cuenta:
- Escoger a los interlocutores y a los participantes adecuados. Una reunión no es más importante porque haya mucha gente sino porque los que estén sean realmente los necesarios para cumplir con los retos definidos. Además, es habitual que, si en una reunión, están personas complementarias entre sí el clima que se genere entre ellas sea muy positivo.
- Marcar con claridad los objetivos establecidos para la reunión. Eso ayuda muy positivamente a centrar los discursos y a hacer la reunión más ejecutiva, de manera que el foco se concentre en los puntos fijados. Los participantes lo agradecerán y las conclusiones serán mucho más evidentes.
- Definir la agenda y concretar el tiempo. Es tan importante establecer la hora de inicio como la de finalización, al igual que lo es fijar una breve agenda de las partes de la reunión, por muy básica que resulte. De este modo, se podrá organizar mejor la estructura de la reunión para que su terminación coincida en tiempo y forma con lo previsto.
- Una apuesta por lo híbrido. Entre las consecuencias positivas que ha acelerado la pandemia por coronavirus en la esfera laboral ha sido la de la consolidación de las herramientas digitales en la realidad diaria de las oficinas. Desde el punto de vista de las reuniones eso quiere decir que conviven los encuentros online con los de carácter físico con total normalidad, lo que facilita la posibilidad de acordar fechas para su celebración. Por ejemplo, Google permite, de manera gratuita, integrar su plataforma de videoconferencias Meet con su calendario, por lo que a simple golpe de un click con el ratón es posible organizar un encuentro virtual y remitir invitaciones a los participantes.
Sin embargo, las reuniones vía streaming cuentan con algunas peculiaridades que hay que tener presente.
Buscando la videoconferencia perfecta
Existe un gran problema con las videoconferencias en relación con las reuniones presenciales y es que en las primeras existe una gran tentación para los participantes de comenzar a llevar a cabo otras tareas a través de sus ordenadores o de sus tablets a poco que sientan aburrimiento o desinterés en relación al encuentro en el que participan. Esto supone un gran problema ya que ni el organizador ni el resto de los presentes son conscientes de este hecho, lo que puede terminar por alejar la consecución con éxito de los objetivos que se han marcado para la reunión.
¿Existe alguna solución para evitar esto? Pues la verdad es que sí y, de nuevo, es la tecnología la que aporta la respuesta, en este caso concreto, a través de la inteligencia artificial (IA). Y es que, gracias a ella, es ya posible incrementar sensiblemente la funcionalidad de las videoconferencias, por ejemplo, a través de la utilización de apps que, en tiempo real, monitorizan o interpretan los gestos de los participantes, llevan a cabo traducciones y transcripciones o identifican el nombre y el cargo de cualquiera de los asistentes, mejorando así el grado de integración de las personas.
Otras apps de IA permiten la interacción con todos los participantes en una videoconferencia, creando posteriormente recomendaciones para futuras reuniones, tanto en base a las opiniones que les reiteran las personas como tomando estadísticas durante el encuentro. De este modo, todos obtendrán de una manera holística una perspectiva positiva y estimulante para tener una mayor participación futura en este tipo de sesiones, ya que disponen de elementos objetivos para saber qué es susceptible de mejorar y cómo ser más eficientes, por ejemplo, para comunicar mejor.
Al igual que sucedía con las reuniones presenciales, también resulta posible ordenar algunas recomendaciones para mejorar los encuentros profesionales vía streaming, de modo que redunde en más beneficios para sus participantes y, sobre todo, permita a los asistentes sacarle el máximo partido. Aunque, como siempre, cada uno debe adaptar estas pautas a sus características particulares y a la situación en la que se encuentre, estas son algunas de las más utilizadas:
- Adoptar un enfoque exterior como si de una reunión presencial se tratara. Esto quiere decir que, de cara a que la mente esté lo mejor preparada, lo más aconsejable es complementarla con algunos hábitos exteriores como ir bien vestidos, adoptar una actitud lo más profesional posible o rodearse de un lugar de trabajo que invite a la concentración.
- Preparar el equipo para focalizarse solo en la reunión. Los ordenadores serán multitarea pero las personas, por regla general, tendemos a dar lo mejor de nosotros mismos si ponemos toda nuestra atención en un único trabajo. Por ello, nada mejor que desconectar cualquier otra aplicación o software mientras se participa en un encuentro virtual. De este modo, se podrá evaluar la actitud del resto de participantes y captar matices no verbales que pueden ser claves.
- Compartir, compartir y compartir. Uno de los elementos más positivos de las reuniones virtuales es que se pueden compartir en tiempo real documentos o vídeos interactivos, mejorando sustancialmente la comunicación con el resto de los interlocutores. Apoyarse en este tipo de elementos bajo un enfoque de arquitectura abierta es crítico para implicar a todos los asistentes y aspirar, con ello, a lograr cumplir con todos los retos marcados previamente.
- El manejo del tiempo es fundamental. Se sea o no coordinador de la videoconferencia, es muy importante ir directos a los temas que la han motivado para ser eficientes y no hacer perder el tiempo. Además de la puntualidad en el inicio, conviene marcarse una hora de finalización y cumplir estrictamente con la agenda programada. Y, por supuesto, evitar los discursos largos.
- Organizar los pensamientos. Disponer de poco tiempo para expresar las ideas supone un desafío para cualquiera: hay que estructurar bien las frases, comunicar adecuadamente y hacerse entender, además de, por supuesto, comprender del modo adecuado al resto de interlocutores. Si todos se acostumbran a esta esfera de trabajo, las videoconferencias serán muy ejecutivas, eficientes y, sobre todo, enormemente productivas.
