El auge del teletrabajo es un fenómeno imparable que ha acelerado la pandemia global por coronavirus, pero eso no significa que los viajes de empresa vayan a desaparecer, sino, más bien, todo lo contrario. A pesar de la tendencia a una mayor virtualización de actividades para hacer el trabajo más eficiente y productivo, la asistencia a ferias, el cierre de acuerdos comerciales o la concreción de ciertas reuniones importantes seguirán requiriendo del desplazamiento de los profesionales de un lugar a otro. Sin embargo, los viajes corporativos serán, en términos generales, sustancialmente diferentes de cómo eran antes de la primavera de 2020, ya que tendrán una duración menor, se privilegiará la calidad de los servicios y la seguridad sanitaria sobre el precio, y se dejará de emplear el dinero físico para favorecer el pago mediante el uso de tarjetas virtuales.
Los datos más recientes señalan que, si no se produce ninguna nueva alerta sanitaria, en unos meses es muy probable que el volumen de viajes de empresa a nivel global recupere sus niveles previos a la pandemia. De hecho, un estudio de BCD Travel Research & Innovation bajo el título ‘Future of Work and Business Travel’ ya señala que la tercera parte de los profesionales en España ha vuelto a realizar este tipo de desplazamientos, aunque muestran, de manera mayoritaria, una queja general sobre el encarecimiento en los precios debido a la reducción de la oferta existente. En esta línea, otro informe de McKinsey indica que los directivos creen, en su mayoría, que los viajes de empresa son muy positivos, porque facilita las tareas de engagement con los clientes y otros proveedores, y porque les fideliza con la propia compañía, al poder combinar trabajo con ocio en los lugares que visitan, lo que se conoce con el nombre de bleisure.
Mayor control bajo un modelo híbrido
Otro informe, en este caso, de Bloomberg afirma que alrededor de un 80% de las empresas ya ha retomado los viajes de empresas pero reduciendo el presupuesto para su desempeño en una quinta parte del presupuesto anterior a la pandemia. La razón principal estriba en que una gran parte de las tareas que se llevaban a cabo en ese tipo de desplazamientos se pueden ejecutar bajo entornos virtuales, como, por ejemplo, a través de sesiones de streaming o por medio del uso de soluciones digitales específicas.
El motivo más repetido que aducen para justificar este recorte financiero es el ahorro de costes, que redunda, por un lado, en una rebaja en el número de trámites administrativos (por ejemplo, para la gestión de las facturas) y, por el otro, en un mayor margen de tiempo para destinar a actividades que generen un valor real para la compañía, aumentando, por lo tanto, su productividad. Sin embargo, se asegura que los viajes más cortos y segmentados exigen desde el punto de vista de las empresas una mayor eficiencia en la gestión de incidencias.
Bajo la óptica contable, esto significa que se tienen que implementar mecanismos para conseguir una mayor agilidad, por ejemplo, para aprobar un gasto inesperado por parte de una persona o para computar las facturas del modo más rápido posible. Estas y otras ventajas son las que aporta Fuell, que automatiza la contabilización de cualquier gasto, posibilitando al profesional que registre una factura simplemente tomando una imagen desde su teléfono móvil. Entre otros beneficios inmediatos, esta solución digital permite recopilar facturas digitalmente, adelantar dinero en el caso de resultar oportuno o poder pagar en la moneda del país al que se haya viajado. Y, todo ello, evitando, por supuesto, cualquier contacto tanto con el dinero físico como con terceras personas, ya que se puede realizar cualquier operación por medio del smartphone.
Todo este abanico de ventajas que aporta para una pyme utilizar Fuell se traduce en una mejor gestión contable y de la tesorería, en tiempo real y de manera automatizada, mientras se eliminan los errores propios del cómputo humano. Además, y gracias a la colaboración con DevoluIVA, se realiza de modo inmediato la contabilización del IVA, favoreciendo una recuperación completa de este impuesto y promoviendo una relación más confiable con Hacienda (entidad, por cierto, que ha homologado los servicios de Fuell).
Entre otros hitos, cabe destacar como ventajas competitivas del modelo propuesto por Fuell para los viajes corporativos: poder negociar todos los gastos asociados a los desplazamientos con las agencias de viaje, disponer más tiempo para comparar precios y elegir la opción más económica, analizar los gastos de los diferentes viajes y obtener pautas de mejora para el futuro, o automatizar con suficiente antelación el programa de viajes de cada empleado, optimizando su agenda.
Importante valor interno
Desde el punto de vista operativo, cualquier incidencia puede tratarse manera directa entre el CFO y el profesional involucrado, aunque este se encuentre de viaje en otra parte del mundo. De hecho, gracias a la omnicanalidad de esta solución digital, pueden conectarse a la plataforma a la vez, y, en tiempo real, analizar qué ha podido ocurrir e intentar solucionar, de haberse producido, el problema. También es posible enviar dinero de manera inmediata, como ofrecen herramientas como Bizum. Este tipo de servicios, además de reducir los trámites administrativos de la contabilidad, sirve para fidelizar de manera muy relevante al capital humano, dado que los profesionales se ven atendidos y respaldados ante cualquier problema contable que tengan durante un viaje de empresa.
Reducir el tiempo necesario para llevar a cabo una adecuada gestión contable gracias a Fuell permite que tanto el director financiero como el resto de profesionales logren un considerable ahorro de tiempo, que pueden destinar para la generación de valor añadido para su organización. En el caso específico del CFO, por ejemplo, esto le permitirá analizar los informes que se pueden generar desde la plataforma, identificando patrones y tendencias, o consiguiendo información crítica sobre procedimientos susceptibles de implementar mejoras.
En esta línea, cabe destacar, también, el rol tan importante que juega la tarjeta de empresa que ofrece Fuell, y que permite, entre otros hitos, que cada gasto se refleje de inmediato en su extracto correspondiente, evitando cualquier desfase. De este modo, se consigue a través de la gestión digital un control máximo de los gastos de los viajes corporativos, gracias al uso de la tarjeta Mastercard que ofrece Fuell.
