Desengañémonos: la contabilidad no suele ser una de las áreas más populares a la hora de evaluar la gestión de una empresa. Sin embargo, eso no quiere decir, en absoluto, que no sea una parte fundamental para garantizar la solvencia y la supervivencia de una organización, hasta el punto de que una mala toma de decisiones por parte de un CFO puede tener un efecto letal para el futuro. De hecho, ni siquiera es preciso que no se realice un buen desempeño por parte del responsable, simplemente basta con que se produzcan errores en el registro contable para que lleguen las malas noticias.
Hasta hace relativamente poco tiempo, la gestión de la contabilidad era una tarea principalmente humana. Es decir, que aunque se pudieran utilizar calculadoras o, incluso, ordenadores, el éxito final dependía en gran manera del rol que el CFO y su equipo pudieran llevar a efecto. Hoy, esta realidad ha cambiado sobremanera y lo ha hecho gracias, esencialmente, a soluciones digitales como la de Fuell, que en una única app permite automatizar gran parte de las tareas relacionadas con la gestión contable. Gracias a ello, es posible para una organización mejorar su desempeño en distintos ámbitos clave, veamos algunos ejemplos.
I. Ahorro de tiempo para concentrarse propiamente en el negocio
La gestión de las agendas en una organización es un elemento cada vez más complicado habida cuenta de la multitud de tareas que absorbe el día a día de los profesionales. En entornos cada vez más inciertos y cambiantes, conseguir disponer de soluciones que sirvan para reducir y eliminar tareas es clave para cualquier entidad. Ese tiempo extra que logran disponer los trabajadores, en el caso de conseguirlo, sirve para poder dedicar más espacio con el que generar valor añadido en otras actividades, sobre todo, en aquellas relacionadas con su expertise.
Fuell es una de esas soluciones, hasta el punto de que es capaz de convertirse en una herramienta diferencial para asegurar la sostenibilidad de una empresa. Gracias a que se automatizan muchas tareas relacionadas con la contabilidad, en especial en el caso del CFO, es posible invertir el tiempo que se genera en analizar, por ejemplo, tendencias de gasto o en evaluar las necesidades financieras de un departamento. De hecho, Fuell es capaz de elaborar este tipo de reportes de manera directa, ágil y con una información totalmente rigurosa, merced a que se utiliza lo recopilado y almacenado en las bases de datos.
II. Mejora significativa del control de los gastos
Gestionar adecuadamente los gastos es una de las tareas más complicadas en una empresa, ya que requiere de un trabajo de elaboración y de seguimiento constante. Si se consigue, el conocimiento sobre la realidad contable será muy profundo y, con él, será posible agilizar la toma de decisiones críticas. Así, por ejemplo, será posible anticipar con celeridad los recursos que serán precisos para acometer un proyecto o para mejorar la tesorería en momentos puntuales del ejercicio.
Fuell posibilita digitalizar totalmente la contabilidad de una organización en una única plataforma virtual, disponiendo de toda la información, pasada y presente, sobre cualquier movimiento financiero, sin tener que recurrir a los viejos ficheros en papel. De manera rápida, fácil y segura será posible registrar todas las facturas de los proveedores, los tickets de compra o cualquier otro desembolso que se tuviera que realizar.
III. Simplificación en la revisión de presupuestos
Una de las tareas que, habitualmente, más tiempo e incidencias requerían en una empresa era la de la revisión de los presupuestos de cada departamento. Los CFO debían, a menudo, realizar una tarea titánica de recopilación y análisis de datos, además de llevar a cabo una posterior actividad relacionada con la imputación de los gastos que, en muchas ocasiones, eran compartidos e involucraban a distintas áreas.
Fuell favorece una mayor usabilidad en la gestión de los gastos y una permanente actualización en su cómputo, de manera que hay un control mucho más eficiente de la contabilidad de la empresa. De este modo, es posible tanto establecer informes de previsión utilizando los parámetros que se personalicen por parte del usuario, como revisar los presupuestos en cualquier momento, involucrando a los profesionales pertinentes de la empresa, que podrán ejecutar cambios y revisar cualquier partida en tiempo real, monitorizando cualquier posible incidencia que se produzca.
IV. Mejora del control y del manejo de suscripciones
Evitar el gasto por suscripciones fantasma que se acumulan en la cuenta de gastos de una empresa ya es posible por medio de Fuell. Gracias a esta app, un CFO puede eliminar directamente cargos por suscripciones fantasma. El problema que existía hasta hace poco tiempo con estos micropagos es que el CFO corría el riesgo de enterarse demasiado tarde de este problema, ya que debía ir revisando uno por uno los gastos de los diferentes departamentos, cotejando cuáles de ellos eran vitales para la consecución de los objetivos marcados en cada caso y cuáles eran superfluos y, por lo tanto, eran susceptibles de poder eliminarse. Finalmente, esto se traducía en una pérdida de dinero para la empresa, con las consiguientes amenazas que eso significaba en la gestión del capital circulante.
A través de Fuell, tanto el CFO como el resto del capital humano, puede acceder en cualquier momento a la fotografía contable de la empresa. Esto significa disponer de un conocimiento en tiempo real sobre la información contable, lo que mejora la toma de decisiones. De manera automática, estando en permanente contacto con los responsables de los departamentos de la entidad, el CFO puede solucionar incidencias como el sobredimensionamiento de las suscripciones online en cualquier momento y desde cualquier soporte, siempre que se encuentre conectado y habilitado con los permisos correspondientes.
V. Optimización de los gastos en los viajes de empresa
Fuell posibilita también poder conocer en tiempo real cualquier operación que se lleve a cabo con la tarjeta Mastercard de la entidad, ofreciendo la alternativa, incluso, de hacer una foto al ticket de compra, de manera que el empleado se despreocupe de tener que hacer nada más. De este modo, ya no es necesario guardar en formato físico ninguna factura ni tener que realizar tediosos informes de gastos. Fuell está homologada por la Agencia Tributaria, lo que, desde un punto de vista práctico, significa decir adiós definitiva y legalmente al papel.La solución digital de Fuell favorece que se puedan eliminar trámites administrativos que antes consumían una parte importante de las agendas de los profesionales, incluso, durante sus desplazamientos. De este modo, se consigue una gestión eficiente de los gastos derivados de los viajes de empresa, algo que implica no solo un ahorro de dinero sino, también, de tiempo de calidad del capital humano de una entidad.
