A la hora de efectuar un adecuado control de costes en la empresa es importante diferenciar de qué tipo de costes se habla, pues no todos tienen el mismo efecto sobre el funcionamiento de la organización ni se ven influidos de la misma manera por los altibajos que pueda registrar la actividad productiva. Con frecuencia, se comete el fallo de analizar la evolución de los costes metiendo a todos ellos en un mismo saco, lo que, en determinadas situaciones, puede llevar a errores de diagnóstico y, por lo tanto, a no adoptar las medidas que realmente necesita la empresa.
Los costes fijos, como indica su denominación, no varían en función de los incrementos o descensos de la labor productiva de la empresa. Son gastos recurrentes. En este apartado se incluyen, por ejemplo, el alquiler del local en el que se desarrolla la actividad o el coste de las nóminas de los empleados fijos en plantilla. Por el contrario, los gastos variables son aquellos que aumentan cuando crece la producción y disminuyen cuando esta baja. En este capítulo, entran los costes derivados del consumo de agua y electricidad (cuando son necesarios para la producción) y los gastos de adquisición de las materias primas necesarias. Así, en una firma dedicada a la fabricación de ropa, cualquier aumento de la producción redundará en una inversión mayor en tejidos.
No obstante, a veces la diferencia entre ambos tipos de gasto no está muy clara, puesto que algunas partidas pueden estar vinculadas tanto a los gastos fijos como a los variables. Es el caso de las facturas de agua, luz o teléfono. Su importe puede subir considerablemente con incrementos fuertes de la producción, pero hay una parte que constituye un coste recurrente, independientemente de los niveles de actividad. Lo mismo ocurre con los costes de personal, pues, en ocasiones, los picos de producción pueden llevar a reforzar la plantilla con contrataciones puntuales y, en esos casos, serían un gasto variable.
Conviene aclarar, por otra parte, que la denominación de costes fijos puede llevar a confusión en otro ámbito, pues hay quien interpreta que los importes de estos costes son también estables y, como es lógico, muchos de ellos pueden estar sometidos a los vaivenes del mercado. Un caso claro es el coste de la electricidad, cuyo comportamiento en los últimos tiempos está muy lejos de ser estable.
La diferencia entre costes y gastos
Llevando la explicación a una lectura rigurosa, habría que hacer una distinción entre lo que se entiende por gasto y lo que se considera coste. Lo habitual es que ambos términos se utilicen de forma indistinta, interpretando que las dos denominaciones son sinónimas. Sin embargo, existen matices que conviene aclarar para tener una visión más precisa. De esta forma, se puede decir que el coste es lo que pagamos por adquirir bienes vinculados a la actividad principal de producción de la organización. Por tanto, los costes están asociados directamente con el producto. Por su parte, los gastos serían aquellos desembolsos que se efectúan para disponer de otros servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa pero que no están relacionadas de forma directa con la finalidad principal de la empresa. Suelen estar dirigidos a solucionar cuestiones de tipo logístico.
Esta diferencia entre costes y gastos tiene su importancia, puesto que los primeros, al estar estrechamente relacionados con el producto, pueden repercutirse fácilmente en el precio, generando unos ingresos que los cubre cuando se produce la venta. La amortización de los gastos, por el contrario, debe llegar por otras vías.
También es importante analizar los costes desde otra tipología. Una vez determinados los costes y gastos, fijos y variables, conviene manejar, además, los conceptos de ‘costes medios’ y ‘costes marginales’. Hallar el coste medio requiere la aplicación de una fórmula muy sencilla: se suman los costes fijos y los costes variables y la cifra resultante se divide entre la cantidad que se haya producido. Con este simple paso, contamos ya con un elemento fundamental, pues tenemos concretado el coste de cada uno de los productos que vendemos, de manera que podremos fijar un precio final que permita cubrir los costes y lograr el margen de beneficio esperado.
Relativamente más complejo es el cálculo del coste marginal. Cuando se habla de coste marginal se hace referencia al incremento que se produce en el coste total al aumentar la cantidad producida en una unidad. Sirve, por lo tanto, para determinar cómo afectaría a los costes un incremento de la producción.
Tener bien definidos cuáles son los costes, a cuánto ascienden los gastos y cuantificar los que sean fijos o variables es un aspecto vital para el devenir de la empresa. Tener un conocimiento preciso de la estructura de costes permite realizar una gestión adecuada que posibilite incrementar y reducir los costes cuando sea oportuno por necesidades de la producción o del mercado. Contar con una formación fiable de la dinámica de los costes resulta imprescindible para adoptar decisiones estratégicas. No cabe duda de que cualquier variación en la mencionada estructura de costes tiene efectos directos sobre la rentabilidad de la compañía.
A la hora de optimizar la estructura de costes es necesario actuar tanto sobre los fijos como sobre los variables, obviamente. Ahora bien, el reto para los gestores suele estar en los costes fijos. En los costes variables, es necesario realizar una idónea selección de proveedores que faciliten los bienes necesarios a los mejores precios, Una vez ajustado este aspecto, tienden a comportarse de forma paralela a los ingresos, de manera que aumentan en tiempos de bonanza y disminuyen en épocas de crisis, de modo que cuando nos enfrentamos a situaciones de escasa demanda, es complicado lograr más ajustes en este capítulo. Es en el apartado de los costes fijos donde los ajustes resultan más eficientes en tiempo de crisis, algo que se ha puesto de manifiesto especialmente durante los duros meses de confinamiento provocados por la pandemia de Covid-19, cuando prácticamente se paralizó la actividad económica, pero los costes fijos seguían detrayendo recursos de las empresas.
