Una máxima comúnmente aceptada es la que hace referencia a que ‘el tiempo es oro’. Y si la afirmación es cierta en todos los ámbitos, en el mundo de la empresa no solo es real, sino que es incluso cuantificable. El tiempo, el de los directivos y el de los empleados, es dinero y, por tanto, hay que gestionarlo para optimizarlo y lograr incrementos de productividad. Encontrar la fórmula para un aprovechamiento eficaz de las horas de trabajo parece un tarea ardua y compleja, pues exige la adopción de nuevos modelos de organización por parte de la empresa y la asunción de criterios de autogestión por parte de los empleados. Sin embargo, la tecnología aporta cada vez más soluciones que pueden simplificar todo el proceso. Se trata de encontrar aquellas que ofrezcan un funcionamiento sencillo y eficaz y, al mismo tiempo, se adapten al sistema de trabajo de la empresa.
Con la progresiva implantación del trabajo en remoto, las necesidades de control de tiempos por parte de las organizaciones han dado un giro importante. El modelo tradicional, basado en el trabajo presencial, se ha quedado claramente desfasado. La estructura jerárquica que sostenía el sistema clásico pierde capacidad de control con la nueva realidad, de tal forma que, aun manteniéndose, su presencia se diluye cuando una parte significativa de los equipos humanos se encuentra teletrabajando.
El cambio ha sido tan rápido que no hace mucho la prioridad de la administración era regular el registro de la jornada laboral y evitar excesos en el apartado de las horas extraordinarias, especialmente las que no se abonaban. En marzo de 2019, se aprobó un Real Decreto Ley que establecía cómo realizar el registro de la jornada de trabajo. Menos de tres años después, con el crecimiento del teletrabajo, la normativa muestra evidentes carencias, pues el planteamiento básico de la regulación es controlar las horas de entrada y de salida de los trabajadores y, actualmente, muchos empleados ni siquiera necesitan ‘entrar’. No obstante, el mercado cuenta con herramientas digitales que facilitan su aplicación a las empresas. Esta son algunas de las más populares:
- Workmeter: Se trata de un paquete de aplicaciones que puede contratarse por separado, pero que juntas ofrecen un panorama completo de cómo se desarrolla el trabajo en la empresa. El control de horarios se gestiona a través de la aplicación Time@work, que permite realizar el control de la jornada de los empleados por medio de sus dispositivos, ya sean ordenadores o teléfonos móviles. Es una aplicación SaaS que opera totalmente en la nube y que genera informes en diferentes formatos (Excel, pdf, CSV). Además, se complementa con EffiWork, que permite analizar cómo funciona cada equipo, su productividad y su gestión del tiempo para cada tarea, y con WorkProject, que mide automáticamente las horas dedicadas a cada tarea y su rentabilidad.
- Factorial: Una herramienta que permite a los empleados gestionar su tiempo, pudiendo fichar al iniciar y al acabar la jornada desde sus dispositivos móviles o por medio de la aplicación de escritorio. Cuenta con elementos que facilitan el control tanto en la oficina como a distancia, como son el fichaje mediante código QR que permite el acceso a las dependencias de la empresa con el smartphone y un sistema de geolocalización que notifica la ubicación desde la que se ha fichado. Además, genera informes personalizados, gestiona de forma automática las peticiones de ausencia. También admite la integración la herramienta con la plataforma de gestión de tareas Slack y se pueden ajustar diferentes tipos de horario, asignando cada horario al empleado que corresponda.
- Synchroteam: Una aplicación de fácil manejo que, sin embargo, ofrece numerosas funcionalidades. Permite la distribución de proyectos entre los diferentes equipos, con planificación diaria; dispone de mapas con localización GPS de los empleados que están fuera de la empresa y posibilita la gestión de tareas, la creación de informes, gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y, por supuesto, realizar el registro de tiempos Es también una SaaS basada en la nube que preparada para integrarse también con Zoho y Quickbooks.
- Bizneo: Plataforma diseñada para efectuar el registro de horarios y el control de tiempos de los trabajadores, pero incorporando más utilidades. En su función principal, permite su uso con dispositivos móviles, ordenadores y sistemas de reconocimiento biométrico. Cuenta también con geolocalización del fichaje, con notificación de alertas e, incluso, con un portal del empleado para la solicitud de vacaciones, por ejemplo. Además, admite el registro de justificantes médicos en casos de baja y la modificación de cuadrantes de turnos de trabajo y de vacaciones y genera informes en diferentes formatos.
- Monday.com: Es una aplicación orientada a la gestión de proyectos y tareas que puede realizar también el seguimiento de horas en las que el empleado se conecta o se desconecta, estableciendo cuánto tiempo efectivo se destina a cada trabajo. Además, es muy útil para la gestión de equipos, estableciendo prioridades en las tareas y generando cronogramas con el flujo de trabajo.
- Sage HR: Se trata de una herramienta diseñada para gestión integral de recursos humanos. Entre sus funcionalidades destacan la gestión de vacaciones y ausencias, el control horario y el seguimiento de las horas extra, la planificación de turnos de trabajo, la gestión de gastos de una app móvil, la emisión de informes inmediatos, la integración con otras aplicaciones que ya se utilicen en la empresa y cuenta con un software para la selección de personal.
- Jibble: Se trata de una solución sencilla y gratuita que realiza el seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados para el control de asistencia y la confección de las nóminas. Es capaz de hacer el registro de entradas y salidas a través de dispositivos móviles, con geolocalización por medio de GPS y permite también el reconocimiento biométrico. Puede integrarse sin dificultad con otras aplicaciones como Slack o MS Teams.
Esta es una selección de soluciones cuyo buen funcionamiento está contrastado, pero, evidentemente, hay muchas más. La empresa debe identificar aquella que se vaya a adaptar mejor a su modelo de negocio y que le aporte mayores ventajas competitivas.
