La universalización del teletrabajo que provocó la llegada de la pandemia de Covid-19 ha obligado a profesionales de todos los sectores a utilizar herramientas que les ayudaran a gestionar sus tareas. El hecho de asumir la ejecución de los trabajos habituales lejos de las oficinas, sin contar con los medios técnicos que proporciona la empresa y sin el apoyo directo del equipo de personas con las que se suele organizar las distintas funciones, ha complicado el normal desempeño de muchos empleados, que se han visto impelidos a asumir buena parte de la responsabilidad de todo lo que hacían.
Programar y organizar las tareas, coordinar la ejecución de cada proyecto con otros miembros del equipo y, en definitiva, conseguir que todo el trabajo fluya adecuadamente a pesar de la distancia, requiere de las herramientas adecuadas. Afortunadamente, hay donde elegir.
La oferta de plataformas SaaS (Software as a Service) orientadas a la gestión de tareas es tan amplia que resulta complejo descubrir la que mejor se adapta a las necesidades de cada uno. Las hay muy sencillas, pero eficaces para planificar las actividades más habituales, y también más complejas, con un abanico de funcionalidades muy completo que, eso sí, requieren dedicar un tiempo para conocer sus posibilidades y sacarles el máximo partido.
Lo ideal es evaluar cuáles son las necesidades de cada equipo y optar por la que se ajuste a sus preferencias. No siempre la más completa será la que más nos convenza. Hay quien busca una aplicación que le permita gestionar prácticamente todo, tanto las cuestiones laborales como las del ámbito personal; otros, por el contrario, prefieren soluciones más sencillas que permiten utilizar las funciones principales desde el principio, sin necesidad de conocerlas muy a fondo.
Amplio abanico de funcionalidades
Desde el punto de vista de Fuell, el uso de estas plataformas tiene efectos muy positivos en varios ámbitos, como incrementar la productividad, agilizar las tareas de gestión, ahorrar en costes, etc. Elegir la adecuada dependerá de muy diversos factores, como si es para uso estrictamente individual o servirá también para coordinarse con otras personas que utilicen la misma herramienta; si resuelve todas las necesidades o si resulta cómoda y ágil para el uso que se le quiere dar.
A continuación, detallamos las características de algunas de las mejores aplicaciones de gestión de tareas, desde las más sencillas, hasta las más sofisticadas.
- Google Calendar: Es, sin duda, la más sencilla. Sin embargo, sus posibilidades para planificar van más allá de una simple agenda. Permite sincronizarla con los contactos de una cuenta de Gmail para compartir agenda, programar reuniones, recibir recordatorios… Para quienes deseen ir un paso más allá, el complemento ideal es Google Tasks, que tiene una gran facilidad de uso y permite crear listas de tareas programando cada proyecto con fechas y horas, o detallar subtareas. Además, tiene plena sincronización con Google Calendar, Gmail y el asistente de Google, lo que habilita la creación de tareas mediante mensajes de voz.
- Trello: Se trata de una de las plataformas más populares. Está diseñada en base a un sistema de tablero y tarjetas, muy útil para tener una panorámica del programa de trabajo de un simple vistazo. Su funcionamiento es muy flexible; cada tarjeta puede moverse de un tablero a otro según se avanza en el proyecto; permite incorporar archivos, añadir subtareas, incluir notas y comentarios… También admite integrar otros servicios y aplicaciones y está disponible para Windows, Mac, IOS y Android.
- Todoist: Otra aplicación de éxito, que es operativa en cualquier plataforma y permite una sincronización total entre ordenador, móvil, tablets e incluso wearables. Además de crear listas de tareas, es posible etiquetarlas y establecer prioridades. Está abierta al trabajo en equipo, pudiendo incorporar archivos e integrarla con Gmail.
- Slack: Una plataforma que puede utilizarse para un uso individual, pero sus puntos fuertes están en sus funcionalidades para el trabajo colaborativo en equipo. Tiene un sistema de organización por canales, con espacios para conversaciones, archivos y herramientas. Integra funciones de mensajería, llamadas de voz y vídeo y cuenta con Slack Connect, que permite colaborar con equipos de otras empresas, proveedores o clientes. Se trata de una herramienta de pago, pero cuenta con una versión gratuita que ofrece gran parte de las funcionalidades de la aplicación.
- Notion: Una de las suites más completas. No se trata solo de una aplicación para crear listas de tareas y gestionar los tiempos de cada proyecto. Su gran ventaja es que constituye casi un todo en uno, pues cuenta con herramientas como hojas de cálculo, procesador de texto, bases de datos sin necesidad de programación o un amplio catálogo de plantillas. Y está todo disponible para utilizar en cualquier dispositivo. Funciona con un sistema muy flexible, que permite utilizarla tanto para organizar el trabajo como para todo lo relacionado con los estudios o con las actividades de ocio.
- Microsoft To Do: Su gran ventaja es la plena integración con los programas de la suite Microsoft Office 365. Es la sucesora de la aplicación Wunderlist, de la que ha que ha heredado su principal virtud: la sencillez. Dentro de su simplicidad, ofrece numerosas opciones para la planificación de tareas que incluso pueden utilizarse para el trabajo en equipo. Permite dividir cada trabajo en distintas fases y añadir comentarios, archivos, así como establecer recordatorios o alarmas. Resulta especialmente fácil la creación de tareas desde cualquier dispositivo a partir de correos, gracias a la sincronización con Outlook.
- Any.do: Una aplicación más potente de lo que sugiere su interfaz intuitiva. Disponible para cualquier plataforma y dispositivo, funciona también con instrucciones mediante voz, a través tanto de Alexa, como Siri y Google Assistant. Se pueden crear tareas, subtareas y carpetas de proyectos de forma sencilla, con la particularidad de que las tareas pueden reubicarse fácilmente con solo arrastrarlas. Cuenta también con funciones adaptadas para el trabajo en equipo.
Esta ha sido una selección de las plataformas mejor valoradas por los miembros de Fuell, pero hay otras muchas opciones. Aparte de escuchar las recomendaciones de otros usuarios, la única forma de encontrar la que se ajuste a lo que busca cada uno es probar y comparar. Seguro que, tarde o temprano, encontrarás tu aplicación ‘ideal’.
