Uno de los padres de la Inteligencia Artificial (IA), el investigador estadounidense Marvin Minsky, decía que “los ordenadores podrán hacer cualquier cosa que hagan las personas, porque las personas no son en realidad más que máquinas”. Bajo ese punto de vista, parece que será cuestión de tiempo que las soluciones y las herramientas digitales sean cada vez más eficientes y operativas, absorbiendo de manera paulatina todos los trabajos mecánicos y administrativos que hace solo unos años eran competencia exclusiva de las personas. De este modo, la humanidad podrá concentrarse en pensar e innovar, ámbitos en donde la creatividad juega un rol fundamental, y a los que parece que los ordenadores, por muy productivos que sean, parecen condenados a no poder llegar nunca.
Empresas como Google llevan años apostando por la IA para ofrecer servicios diferenciales a sus usuarios. En el caso de esta empresa estadounidense, su entorno Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite) ofrece una batería de diferentes aplicaciones web basándose en la IA para la optimización de procesos. De este modo, herramientas como Google Cloud Service y otras permiten llevar a cabo soluciones cada vez más eficientes para sus clientes.
Y es que hoy ya existen apps que posibilitan ofrecer soluciones realmente eficaces para cualquier pyme, a un coste muy asumible, favoreciendo que puedan concentrarse en generar un alto valor añadido en su especialización de negocio. En el campo de la contabilidad, por ejemplo, la gestión de gastos está viviendo una verdadera y constante revolución a través de herramientas como la de Fuell, que están redefiniendo la labor de profesionales como los CFO o los controllers financieros.
Gracias a Fuell, por citar solo un caso práctico, conforme se hace el gasto, basta con hacer una foto al ticket para poder computarlo contablemente. Esto permite conocer en tiempo real los gastos y ahorra tiempo al trabajador, que puede dedicarlo a otras tareas más cualitativas. En apenas unos segundos, es posible conseguir la aprobación de un gasto, con independencia de la hora que sea o del lugar del planeta en el que se ubique una persona.
Una propuesta de valor diferencial
Garantizar la solvencia financiera debe ser uno de los principales objetivos en la gestión contable de una empresa. Una automatización real de todos los procesos de gestión y de supervisión contable es crítica para alcanzar esta meta, ya que facilita enormemente la obtención de información clave para el CFO, que puede, a su vez, compartirla y analizar con otros directivos de la organización. De este modo, se reduce la incertidumbre propia en la gestión de una compañía y posibilita tomar decisiones con más elementos de base que permitan garantizan el éxito a futuro.
A través de la solución digital que comercializa Fuell, es posible ejercer una gestión completa de los gastos, posibilitando un control total de la contabilidad y de la tesorería. En tiempo real, y de un modo automático y plenamente virtual, se puede revisar cualquier gasto, tratarlo de manera directa entre todos los implicados junto al CFO, elaborar informes y previsiones financieras o monitorizar la utilización que se está realizando de las tarjetas de empresa. Y, todo ello, a través de una operativa sencilla y ágil, que implica un menor consumo de recursos de tiempo y dinero para la entidad, de manera que puedan concentrarse en su actividad de negocio.
Fuell no requiere de la adquisición de costosos equipos de hardware ni de la compra de licencias de programas informáticos, como tampoco precisa de actualizaciones periódicas. A través de una app se gestiona y almacena cualquier información contable en la Nube, a la que puede acceder todo dispositivo conectado que haya sido habilitado. Periódicamente, la app añade de manera automática nuevas actualizaciones y servicios que, de modo instantáneo, pueden disfrutar los clientes sin costes añadidos. Y, además, ofrece los estándares más elevados en cuanto a seguridad, protegiendo cualquier contenido sensible.
Además, es posible personalizar la app según las necesidades de la pyme. De este modo, a medida que crece una compañía, la solución digital avanza con ella, pudiendo sumar novedosos beneficios o permitiendo la incorporación de nuevos profesionales de la entidad. En una sola app y de manera unificada, cualquier empresa, con independencia de su tamaño, podrá realizar la gestión de todos sus gastos y completar con éxito la devolución de IVA de manera automática cada mes. Y, todo ello, a través de una tarjeta inteligente virtual y física integrada dentro de la propia solución digital.
Por qué automatizar la gestión de los gastos
Rapidez, efectividad y operatividad. Tres razones de peso para acabar con la gestión manual de la contabilidad. A través de Fuell, se dice adiós de modo definitivo a los complejos y tediosos procesos para la aprobación de los gastos así como a los mecanismos de difícil comprensión para su supervisión y verificación. Las compañías necesitan agilidad en todos sus procedimientos internos para ser competitivas en el mercado actual, convirtiendo este hito en una ventaja competitiva frente a sus competidores.
Esta flexibilidad no significa nada si no es posible garantizar el control total de la contabilidad gracias a la automatización de procesos. De esta manera, el CFO puede entender mejor la realidad de la entidad y, con ello, acomodar las necesidades financieras o poner en marcha estrategias para aumentar el capital circulante, evitando que las necesidades de capital en el corto plazo puedan condicionar la actividad de negocio de la empresa. En este contexto, el responsable financiero, al no tener que consumir parte de su agenda en procedimientos administrativos, podrá dedicar más tiempo a llevar a cabo planificaciones contables o, incluso, y gracias a su conocimiento integral de la realidad de la organización, a recomendar ideas para mejorar su funcionamiento.
Operativamente, la automatización de procesos reduce significativamente los errores propios del trabajo humano, mientras que, en paralelo, se contraen de modo relevante los tiempos de respuesta, por ejemplo, en las acciones de autorización de los gastos. También aporta al resto de departamentos y profesionales una mayor comprensión sobre la realidad contable de la entidad y acerca del rol clave que juega el CFO en términos de solvencia financiera y de equilibrio de las cuentas.
Por si fuera poco, cabe destacar, además, que este control digital de ingresos y gastos posibilita la eliminación de algunas partidas que pueden ser repetitivas o prescindibles y que se continuaban haciendo, muchas veces porque, al ser de escasa cuantía, pasaban desapercibidas, como puede ser el caso de las suscripciones.
Finalmente, es preciso destacar que este tipo de soluciones digitales para la automatización de la contabilidad, como es el caso de Fuell, cuentan con el respaldo legal que ofrece la homologación de la Agencia Tributaria, lo que, entre otras cosas, significa que están plenamente alineadas con la normativa actual.
