Una de las partidas más importantes para la gestión financiera y contable de una empresa es la de los gastos de personal. Llevar a cabo un presupuesto realista sirve para, en una segunda fase, poder asignar los recursos a cada departamento y proyecto y, con ello, contribuir al éxito en el funcionamiento de la entidad. Los CFO son una parte crítica para que se realicen presupuestos de equipo que resulten objetivos y que, por lo tanto, sirvan para realizar estimaciones, orientar esfuerzos e impulsar el buen desempeño de todo el capital humano de la organización.
Entre los hitos más importantes para que lo consigan destaca el de favorecer una relación directa y de confianza con los responsables principales de cada equipo, de manera que se pueda recopilar datos sobre, por ejemplo, el coste y la productividad de los empleados, el número de contrataciones, la tasa de rotación estimada para el próximo ejercicio o las necesidades de inversión que precisan para sacar adelante sus objetivos.
Además, deberá tenerse muy presente el presupuesto que tuvo el equipo el año anterior y las estimaciones económicas tanto suyas como de la empresa general, en cuanto a ingresos y gastos. Asimismo, el CFO tendrá que conocer los posibles cambios normativos que pueden afectar a la consecución de beneficios, como puede ser una modificación impositiva o alguna ley que suponga tener que acometer alguna variación para evitar una potencial sanción.
Información imprescindible
El presupuesto de un equipo no es una foto fija. De hecho, un CFO debe tener muy presente que, a lo largo de un ejercicio, ocurren diferentes incidencias que obligan a modificar las partidas económicas de un presupuesto, como, por ejemplo, la baja laboral o la marcha de un empleado, la entrada y salida de clientes o cambios relevantes en las condiciones del mercado, como puede ser una crisis o un encarecimiento de materiales.
A pesar de todo, es clave que cualquier presupuesto de equipo incluya una proyección anual, repartiendo los costes por periodos fijos, como meses o trimestres. De este modo, se podrá realizar una evaluación más efectiva del flujo de caja para evitar cualquier posible sorpresa desagradable de la que ninguna entidad está exenta de padecer. Incluso, a pesar de esta estratificación del presupuesto, el CFO tiene que incluir momentos a lo largo del año en los realizar revisiones periódicas, de manera que se puedan identificar posibles desviaciones que obliguen a realizar ciertos ajustes.
Un buen presupuesto de equipo, lejos de encorsetar la labor del equipo humano de una entidad, debe servir de estímulo, ya que, en el fondo, lo que subraya es la productividad esperada por persona y departamento. Es decir, que si es comunicado de un modo transparente entre los profesionales, es probable que promueva una mayor implicación.
Dentro de un presupuesto de equipo, debe haber gastos fijos (como pueden ser, aun a riesgo de sufrir modificaciones, los salarios, las compras planificadas o los impuestos anuales) y gastos variables (entre los que se encuentran los viajes de empresa, la posible inversión en servicios de terceros como la consultoría o el coste de la atención médica, llegado el caso). Algunos gastos como los de formación, las suscripciones o la selección y reclutamiento de nuevo talento podrán estar en uno u otro grupo según se encuentren o no planificados de antemano.
Además, es conveniente incluir una partida para gastos imprevistos, ya que pueden producirse incidencias inesperadas, que, de contar con un remanente, lleguen a condicionar sobremanera la gestión de la tesorería.
Los beneficios de automatizar los presupuestos
Elaborar un presupuesto de equipo conlleva tiempo y planificación, además de una gestión periódica constante por parte del CFO para verificar su estado y evolución a lo largo del año. Una de las principales amenazas es que puedan producirse errores humanos a lo largo de cualquier parte del proceso, y que, por pequeños que sean, invaliden las proyecciones económicas que se han realizado.
Para evitar al máximo este riesgo, existen soluciones digitales, como la que comercializa Fuell, que automatiza por completo todos los aspectos contables de una entidad, facilitando tanto la gestión contable, como el cómputo de facturas o la devolución del IVA, así como la elaboración de presupuestos y de proyecciones financieras.
Una simple foto a través de un dispositivo conectado permite que la herramienta digital incorpore y categorice cada gasto, ordenándolo según los parámetros que se le indiquen. De este modo, en tiempo real, un CFO puede conocer con el mayor nivel de detalle posible, si un presupuesto se está desarrollando en línea con lo estimado o si, por el contrario, se está saltando alguna línea roja que obligue a analizar qué está ocurriendo y, si es necesario, implementar cambios.
En este sentido, y aunque se encuentren a medio mundo de distancia, el responsable financiero y el encargado del equipo sobre el que se ha elaborado el presupuesto en cuestión podrán analizar conjuntamente el archivo en el que se recoge el presupuesto y tomar decisiones sobre lo que está sucediendo y qué medidas tomar para corregir el problema. Incluso, el CFO podrá crear alertas automáticas para que un gasto que no cumpla con los criterios sobre política de gasto de la entidad se le reporte directamente al implicado y pueda solucionarse la incidencia casi de inmediato.
Y, todo ello, sin papeles, sin trámites administrativos, sin tiempos de espera, sin terceras personas implicadas y sin tener que llevar a cabo ningún proceso manual. Del modo más transparente, directo y seguro posible.
Un aliado clave para el éxito
Cualquier presupuesto, así como la propia tarea de la gestión contable, implica un trabajo coral que no solo afecta al CFO sino a los profesionales implicados en que luego pueda ejecutarse y cumplirse con éxito.
Disponer de presupuestos de equipo realistas permite a cualquier empresa conocer de antemano, con un gran nivel de acierto, qué recursos va a tener en su mano para poder cumplir con los objetivos operativos previstos. También, aportará información de valor para, más adelante, analizar qué se puede mejorar y en qué se ha fallado, de cara a que el siguiente presupuesto sea más ajustado.
La solución digital de Fuell permite lograr una coordinación total entre el CFO y los diferentes responsables de una compañía. Además, convierten a los presupuestos en una herramienta de gestión muy eficaz para la posterior toma de decisiones. Es, en definitiva, una solución digital destinada a aportar un valor cualitativo real para la elaboración de presupuestos de equipo, automatizando procesos y favoreciendo una gestión contable más dinámica, eficiente y, también, segura.
