Cualquier empresa, por pequeña que sea, debe afrontar muchos gastos fijos, algunos de ellos muy relevantes, como el alquiler de la oficina, si bien hay otros que, aunque de cuantía más modesta, a la larga tienen su peso en la cuenta de resultados. En este grupo, una partida que va incrementándose de manera paulatina es el de las suscripciones, abarcando desde las licencias de uso a determinados softwares o aplicaciones hasta revistas o medios digitales de información. Una tendencia que, parece, cada vez irá a más, ya que la economía parece caminar cada vez más hacia un modelo de pago por servicio, lo que significa que tanto en el segmento de ocio como en el ámbito profesional, la suscripción es una fórmula que está en fase de crecimiento.
Este tipo de gastos que, al principio, pueden absorber una parte ínfima del presupuesto, si no se revisan con cierta periodicidad, corren el riesgo de dispararse, algo que, tarde o temprano, llamará la atención del responsable financiero de una entidad. Sin embargo, este profesional no tiene por qué conocer la utilidad o el uso que se le da a las distintas suscripciones que tiene en vigor la compañía, ya que eso le supondría ir evaluando internamente cada una de ella con los responsables de su contratación.
Lo que sí puede hacer es llevar el cómputo del gasto total que implica la partida de suscripciones, así como, en su caso, qué departamento o trabajador asume un mayor número de ellas. Algo para lo que una solución digital de contabilidad en la nube, como la que ofrece Fuell, puede desempeñar un rol importante, permitiéndole, entre otros hitos, medir en tiempo real el coste para la organización de estas suscripciones y evolución en el tiempo.
Más fácil, menor control
Uno de los beneficios del desarrollo tecnológico es, también, desde la óptica contable, una importante amenaza. A golpe de un click, desde el Smartphone, la tablet o el ordenador, es posible acceder a un universo casi ilimitado de apps o de medios digitales que ofrecen sus servicios a través de micropagos, habitualmente anuales. Aunque, con frecuencia, muchas de ellas resulten útiles en un momento dado, con el paso del tiempo dejan de usarse, tanto por falta de eficacia como, directamente, por olvido, si bien se sigue abonando la cuota correspondiente. Al final, si el número de estas suscripciones se dispara, puede suponer un problema financiero que, en el peor de los casos, llega a afectar a la propia tesorería de la empresa.
Ante esta situación, el director financiero debe poder tener acceso en cualquier momento a la situación contable de la entidad. Fuell permite no solo almacenar digitalmente todo movimiento contable que se produce en la compañía, como los gastos en suscripciones, utilizando la nube para cifrar de manera completamente segura la información. Además, puede generar reportes sobre este tipo de gastos de modo automático, facilitándole la tarea de gestión y de supervisión. Por otro lado, a través de las tarjetas virtuales personalizadas de Fuell, es posible controlar con mayor eficiencia cada inversión en suscripciones que se realice, con el máximo nivel de detalle.
Se trata, en definitiva, de automatizar al máximo la gestión de la contabilidad en la pyme, ahorrando el tiempo que antes se requería en procesos más mecánicos y administrativos para dedicarlo a extraer información de calidad que permita, como en este caso, verificar la utilidad de los gastos en suscripciones y eliminar aquellas que, realmente, no estén aportando un valor real a la entidad.
Por qué apostar por una solución digital para los gastos en suscripciones
En líneas generales, el proceso de transformación digital de una pyme va unido al incremento de la productividad. Desde el punto de vista de la contabilidad, el uso de soluciones digitales implica, también, una mayor eficiencia gracias a la automatización de procesos y a la eliminación de los errores humanos. Gracias a servicios como los de Fuell, una empresa, con independencia de su tamaño, puede tener una gestión contable tanto o más profesional que en el caso de una gran compañía, beneficiándose, además, de una serie de ventajas muy importantes.
Centrándose en el ámbito de las suscripciones, una mayor verificación y control sobre cada una de ellas, permite ahorrar recursos que pueden destinarse a otros departamentos o iniciativas, lo que, en definitiva, significa optimizarlos mejor. También favorece una mejor vía de relación entre el director financiero con los diferentes responsables de la entidad, gracias a que podrán consultar en tiempo real e, incluso, a la vez cualquier información sobre suscripciones que sea relevante.
El ahorro en tediosas reuniones es considerable, algo que, a su vez, contribuye a que el coste de oportunidad de solucionar este tipo de incidencias sea menor, de modo que cada profesional disponga de mayor margen para trabajar en los cometidos por los que realmente aporta valor a la compañía. Además, el proceso de comunicación es mucho más ágil, lo que permite que se reduzcan los posibles malentendidos y se fortalezcan canales de relación entre el CFO y el resto de directivos de cara a la resolución de futuros problemas.
En definitiva, la implementación de una solución digital para la gestión de la contabilidad en una pyme, lejos de verse como un gasto debe tratarse como una inversión. Una apuesta de largo plazo que, en el caso de las suscripciones, puede traer consigo un considerable ahorro para la entidad así como un mecanismo para favorecer las relaciones directas entre los diferentes responsables de la compañía con el departamento financiero. Una oportunidad de oro para contribuir a que la pyme no solo sea más productiva y pueda competir mejor con otras compañías más grandes sino que, también, a nivel interno esté más cohesionada y los trabajadores se encuentren más respaldados por el CFO y el equipo directivo. Es decir, que se fidelicen aún más con el proyecto de la organización gracias a que se sienten protegidos gracias a una gestión contable profesional, eficiente y productiva.
