Cualquiera puede pensar que a una empresa que ingresa mucho dinero le van bien las cosas, pero lo cierto es que, aun así, puede que se encuentre en una situación financiera delicada. Y es que la rentabilidad real de un negocio está marcada, en realidad, por la diferencia entre sus ingresos y sus gastos, lo que significa que tan importante es conseguir una abundante cartera de clientes que permita incrementar la facturación como llevar a cabo un exhaustivo control de los gastos. Sin embargo, esto último no resulta una tarea sencilla, ya que, habitualmente, las pymes disponen de recursos limitados para realizarlo con la eficacia suficiente. Por ello, es vital que se rodeen de soluciones digitales eficientes que les permitan automatizar procesos y ejercer una supervisión completa y en tiempo real de cualquier movimiento contable que se produzca.
Controlar adecuadamente los gastos en una empresa implica, por ejemplo, guardarlo todo, ya no solo para realizar un mejor seguimiento financiero interno sino que resulta una obligación legal. Por regla general, en España es necesario almacenar hasta 5 años los tickets y las facturas de gastos en el que caso de que los reclame la Agencia Tributaria, aunque pueden guardarse en formato digital. También es conveniente identificar de manera individual cada gasto y organizarlos según diferentes criterios, como si se trata de gastos fijos o variables, si son directamente imputables a la producción de bienes o servicios o si son de carácter indirecto, como es el caso de una campaña publicitaria. De llevarla a cabo al día y de manera correcta, la contabilidad puede proporcionar información de gran valor de cara a establecer planificaciones presupuestarias a futuro o para detectar incrementos de gastos anómalos con algún stakeholder, como un proveedor, anticipando un cambio relevante en el mercado.
La importancia de las soluciones digitales
Para cualquier pyme, resulta de vital importancia contar con una herramienta tecnológica que le dé la posibilidad de automatizar su realidad contable en tiempo real y que le suponga una pequeña inversión de tiempo y de recursos económicos. De este modo, podrá, entre otras utilidades, gestionar y controlar todos sus ingresos y gastos, permitiéndole, además, poder extraer información útil que le sirva para realizar estimaciones a futuro o analizar la evolución en la rentabilidad de la compañía. Todo este exceso de conocimiento gracias al mayor valor que se logra de los datos disponibles posibilitará tanto al director financiero como al CEO estar en mejores condiciones de posicionar a la entidad para la consecución de mayores beneficios.
Uno de los elementos clave en la gestión contable de los gastos es el del control de las desviaciones presupuestarias, lo que implica poder realizar revisiones periódicas de una manera sencilla para el desempeño del CFO. Disponer de la información ordenada digitalmente, de modo que pueda acceder desde cualquier dispositivo y lugar es clave para facilitar su trabajo, por ejemplo, en la medición de indicadores clave. En este sentido, a corto plazo, quizá el parámetro más relevante es el del flujo neto de caja, que, en el caso de ser positivo, significa que está entrando en la compañía más dinero del que sale. A medio plazo, posiblemente el dato más sensible se extrae del resultado del presupuesto de ingresos y gastos, en el que, si sale un resultado positivo, implica que se están logrando beneficios.
Realizar un seguimiento completo y preciso de los gastos y de los costes influye de modo muy relevante en la propia solvencia de la compañía y es crítico para la posterior toma de decisiones sensibles. La tecnología aporta en todo este proceso fiabilidad, agilidad y rigor, pudiendo compartirse en la nube la información con aquellas personas de interés dentro de la organización o, incluso, con terceros, mejorando los canales de comunicación con ellos. Este cambio de paradigma en la gestión contable a través de las soluciones cloud facilita a cualquier empresa poder reaccionar de manera rápida ante cualquier incidencia importante, como un incremento súbito de los gastos comerciales o un exceso en los costes variables que pueden poner en riesgo la viabilidad del negocio.
La propuesta de valor de Fuell
Una contabilidad saneada y bajo control no solo refleja una buena situación financiera de la empresa, sino que le posiciona en mejores condiciones para, por ejemplo, redefinir las condiciones comerciales con sus proveedores o para, si es preciso, renegociar deudas y conseguir una línea de crédito bancaria con mejores tipos. En este sentido, un ERP financiero es crítico para conseguir los datos adecuados, favoreciendo que el director financiero disponga de la suficiente información para mejorar su trabajo.
Por ejemplo, disponer de un control total de los gastos gracias a una solución digital en la nube permite a una entidad, con independencia de su tamaño, adelantarse a posibles situaciones de crisis, pudiendo ajustar su tesorería para, llegado el caso, afrontar sin contratiempos sus gastos a corto plazo. También es posible involucrar a los propios empleados en el seguimiento y control de sus gastos mediante tarjetas virtuales individualizadas que les den la opción de operar con sencillez, pudiendo compartir digitalmente mediante imagen sus facturas para que, de inmediato, se queden reflejadas en la contabilidad de la compañía. Estos son solo algunos de los beneficios que aporta para un CFO utilizar Fuell en la gestión contable de una organización.
Desde un punto de vista operativo, apostar por Fuell es bastante sencillo para una pyme. No se necesita invertir en costosos equipos informáticos ni en caras soluciones de software, sino que, a través de la nube, se puede acceder a toda su gama de servicios a través de cualquier dispositivo conectado. Esto tiene muchas ventajas para el cliente, ya que no se requiere ningún coste periódico ni en mantenimiento ni, tampoco, en actualizaciones. Además, es muy seguro en términos de protección de la información, favoreciendo que se realicen copias de seguridad para evitar cualquier pérdida sensible de datos. Por supuesto, se trata de un servicio totalmente personalizable a cada compañía, adaptándose a sus necesidades y a las de sus empleados.
¿Estás interesado en saber cómo Fuell puede ayudarte a realizar un seguimiento de los gastos de tu empresa? Déjanos tu e-mail y nos pondremos en contacto contigo sin ningún compromiso.
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