Casi cualquier industria se encuentra sumergida en la actualidad en un profundo proceso de transformación digital. La pandemia ha acelerado tendencias que ya llevaban años adquiriendo un rol cada vez mayor pero que, ahora, se han convertido en ejes transversales en el negocio de muchos sectores. La manera de relacionarse con el cliente (basada en la estrategia del customer centricity) así como, en general, con todos los stakeholders de la cadena de valor, es clave para el éxito de las empresas, no solo bajo parámetros comerciales, sino por la propia optimización de procesos que mejoren la competitividad. Uno de los segmentos corporativos en los que este cambio de paradigma hacia la automatización y virtualización de gran parte de las operaciones está siendo más palpable es el de la contabilidad.
Por qué digitalizar la contabilidad de una empresa
Las ventajas de digitalizar la contabilidad en una compañía van desde un considerable ahorro de tiempo con respecto a la realidad anterior hasta una mayor seguridad en la verificación de los procesos. Además, se favorece un trabajo más ágil, poder acceder y consultar la información histórica de un modo más rápido y disponer, en general, de una mayor facilidad para el acceso a cualquier dato con el que poder llevar a cabo análisis de una manera más operativa. A todo ello, se suman otros beneficios como la necesidad de un menor espacio físico para almacenar documentos (lo que significa menos gasto en papel y una mayor sostenibilidad del negocio) y una relación más eficiente con los trabajadores, con los clientes y con los proveedores, ya que, si se dispone de la información en la nube, se puede solucionar en tiempo real cualquier incidencia directamente con ellos compartiendo y verificando los archivos correspondientes.
Una contabilidad digital permite, por ejemplo, automatizar cualquier factura que llega a una entidad, creando su correspondiente registro contable. De hecho, existen herramientas que posibilitan, a través de una imagen capturada con un teléfono móvil, recoger la información fiscal de una factura, generando un archivo documental único que puede consultar con facilidad el responsable financiero. Además, también permite otorgar distintos niveles de acceso y de uso para que, llegado el caso, se pueda interactuar con un cliente, evitando la engorrosa tarea de tener que enviar físicamente la documentación. Por supuesto, esta virtualización posibilita, también, un control total sobre la gestión de la liquidez de la empresa, sobre los pagos pendientes y los ya realizados o sobre la realidad presupuestaria de cada momento.
Tecnologías que están revolucionando la contabilidad
Al igual que ocurre con otras áreas, los departamentos financieros de las compañías están apostando con fuerza por la digitalización para conseguir una mayor productividad y, en definitiva, ser más eficientes. Diferentes campos de la tecnología han impactado de lleno en los procesos contables ofreciendo, cada día, mejores soluciones digitales a las organizaciones. Por ejemplo, el uso continuo del big data está contribuyendo decisivamente a incrementar la calidad de la información contable, aportando un mayor orden en la gestión de los datos ya recopilados. Gracias a esta clasificación de los datos, las empresas son capaces de analizarlos hasta hallar determinados patrones de comportamiento, que pueden ser críticos para el éxito del negocio. En colaboración con el machine learning, estos procesos van mejorando de forma paulatina con el tiempo y permiten desarrollar escenarios potenciales.
Desde la óptica de la automatización de procesos, las soluciones digitales más eficientes permiten simplificar tareas (en especial, las de carácter más administrativo), conectando la realidad operativa de la empresa con la del departamento financiero, por ejemplo, actualizando en tiempo real la gestión del circulante o los movimientos de las cuentas bancarias. También es ya posible realizar otro tipo de operaciones más complejas como la tramitación de ventas o la fiscalización de facturas instantáneamente.
Bajo el prisma de la seguridad, la tecnología que más parece estar aportando hoy a la realidad de las empresas es el blockchain, que evita que cualquier información sensible, como la financiera, pueda ser alterada. Combinada con soluciones digitales de pago, permite automatizarla sin riesgo a que se produzca ningún error ni sabotaje. Además, favorece la automatización total, ya que, en el caso de los proveedores, no se desbloquean los pagos hasta que estos hayan cumplido con ciertas condiciones, como haber enviado la mercancía o haber llevado a cabo un determinado servicio.
La solución digital de Fuell
Fuell es la única solución digital que existe en la actualidad en el mercado que, de manera unificada, permite la gestión de todos los gastos de empresa y la devolución de IVA de manera automática cada mes. Y, todo ello, a través de una tarjeta inteligente virtual y física integrada en una app. Gracias a su apuesta por la automatización de procesos, de manera sencilla es posible configurar presupuestos y gestionar cada movimiento contable en tiempo real, pudiendo realizarse informes de gastos sin requerir el trabajo del responsable financiero. Además, permite otras funcionalidades como, por ejemplo, asignar fondos a los miembros de los distintos departamentos, fijando un límite de gasto por cada tarjeta o utilizar OCR para leer los tickets, lo que favorece que, al realizar una fotografía, su sistema lea los caracteres y pase de manera automática la información al sistema.
Además de su tecnología, Fuell ofrece otra serie de ventajas a sus clientes, como una atención personalizada, la gestión de 10 tarjetas virtuales por usuario o la integración de su solución de gastos con otras plataformas como Holded, Sage o Dynamic. Gracias al acuerdo entre Mastercard y DevoluIVA, los usuarios de Fuell pueden recuperar el IVA de sus gastos corporativos automáticamente al usar su tarjeta corporativa, ya que es el único servicio de recuperación de IVA capaz de emitir automáticamente las facturas electrónicas de los consumos realizados en más de 100.000 establecimientos en España.
¿Quieres saber cómo puede ayudarte Fuell con la contabilidad de tu empresa? Déjanos tus datos y nos pondremos en contacto contigo.
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