Crear una nueva empresa es emocionante para los emprendedores. Independientemente del sector, de la idea, del problema que resuelve en el mercado, cuando una idea de negocio se convierte en realidad, los retos y problemas empiezan a surgir.
Por maravilloso que sea ofrecer sus servicios y productos, los propietarios de pequeñas empresas tienen que entender: ¿qué es lo que hace que una empresa funcione para que el negocio sobreviva a largo plazo? Crear un producto y atender a los clientes es la parte divertida, no tanto es asegurar que la empresa siga haciendo lo que hace de forma sostenible en términos económicos.
El flujo de caja es una de las partes más importantes para ayudar a que un negocio funcione. Las empresas que no mueren en los primeros dos años, puede que empiecen a dar beneficios a los 3 o 4 años. La pregunta es ¿qué sucede cuando una empresa sufre una escasez de flujo de efectivo hasta que vea algún ingreso? ¡Sigue leyendo para conocer las cinco causas de los problemas de flujo de efectivo y cómo puedes resolverlos!
¿Qué es el flujo de caja?
El flujo de caja hace referencia a las salidas y entradas netas de dinero que tiene una empresa o proyecto en un período determinado. – economipedia.com
En otras palabras, es el dinero que “fluye” dentro y fuera de tu negocio, desde las ganancias que ingresan hasta los gastos que salen.
El flujo de caja es un equilibrio entre la gestión de las expectativas de ventas y los gastos proyectados, como el alquiler, los salarios de los empleados y los materiales para sus productos. Tanto si es una pequeña empresa nueva como si lleva algunos años haciendo lo que hace, es fundamental evitar errores de flujo de caja.
La ecuación es muy sencilla, pero muy desafiante: Si la empresa deja que fluya demasiado dinero para cubrir los gastos, sin suficiente dinero proveniente de las ventas y los servicios, esta se encontrará endeudada y pondrá en riesgo su existencia.
1. Gastar demasiado al principio
En las últimas décadas las nuevas pequeñas empresas se denominan como “startups” por una razón: están al principio de lo que se espera que sea un negocio largo y exitoso. ¡Es el comienzo (start)!
Sabemos que todos desean que sus negocios tengan éxito desde el primer día de actividad, pero eso no significa que se necesitan “todas las cosas” desde el principio. Gastar demasiado en costes que se podrían posponer, reducir o evitar por completo puede poner a la empresa en una situación de flujo de efectivo que es difícil de superar.
Muchos emprendedores pierden de vista el futuro y lo largo que será la “carrera” y deciden gastar demasiado pronto en por ejemplo, un espacio de oficina caro que mola. Es posible que al final no puedan pagar muebles el día de la inauguración de su negocio.
Hay que empezar con los gastos imprescindibles, los empleados estrictamente necesarios, una oficina modesta o prescindir de ella e ir aumentando los gastos según lo permitan las finanzas.
Hay que hacer todo lo posible para estirar el flujo de caja comenzando dentro de sus posibilidades y esperar que los productos y servicios generen los ingresos que necesita para crecer. Recordad que Apple comenzó con dos tipos en un garaje.
2. No realizar un seguimiento de los gastos
El uso de un sistema de contabilidad para realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos puede ayudar a evitar operar sin suficiente flujo de efectivo.
Idealmente, los fundadores de negocios hacen un seguimiento de los gastos desde el principio. Desde la fundación de la empresa y el capital inicial hasta la primera venta, saber cuándo y cómo va y viene el dinero ayuda a administrar el flujo de caja y no encontrarse en situaciones de falta de liquidez.
La startup madrileña pinabox.com nos comentaron que ellos empezaron con un sistema de hoja de cálculo Google Sheet. Fue meses después que pasaron a un sistema más avanzado, pero hacen hincapié en que el seguimiento se tiene que hacer desde el día uno.
3. Ser demasiado permisivo con las cuentas por cobrar vencidas
Sabemos que puede ser difícil desarrollar excelentes relaciones con los clientes, especialmente como una pequeña empresa que sirve a una comunidad local. Queremos ofrecer un buen servicio y opciones de pago flexibles a los clientes leales. Sin embargo, cuando dejamos que las facturas por cobrar vencidas se prolonguen demasiado más allá de la fecha de vencimiento, nos encontramos en una situación que resulta en un flujo de efectivo negativo.
El consejo es hacer cumplir con las fechas de vencimiento firmes. Dado que la penalización por demora muchas veces no es posible o deseable, lo que siempre se puede hacer es dejar de ofrecer los servicios a los clientes “morosos” hasta que cubran su deuda.
4. Olvidar la estacionalidad
Hay muy pocos negocios que no sufren estacionalidad. Incluso las empresas más exitosas sufren de un flujo de caja bajo o negativo durante la temporada baja porque los gastos fijos se mantienen mientras los ingresos disminuyen o desaparecen por completo.
Cuanto más estacional sea el negocio más importante es la planificación del flujo de caja durante los meses de temporada baja. Antes de invertir demasiado de su dinero personal en su negocio durante un mes lento (o varios meses) para mantenerse a flote es recomendable pedir una línea de crédito comercial que puede ayudar a proteger los activos personales. El problema de una línea de crédito puede ser que el banco pida que haya una garantía colateral. En ese caso la opción de una línea de crédito ya no es tan atractiva dado que uno responde por el dinero prestado con sus bienes personales.
5. Inventario optimizado
Este punto solo aplica a las empresas que manejan cualquier tipo de stock. Si la empresa tiene demasiado stock ese no se venderá lo suficientemente rápido como para cubrir los gastos de compra y almacenamiento del inventario. Sin embargo, la falta de inventario puede parar el negocio.De cualquier manera, el flujo de caja sufre.
Puede ser un desafío realizar predicciones de inventario precisas como es el caso con la metodología JIT (just in time), pero si se hace bien el flujo de caja será óptimo.
¿Nuestro consejo? Empezar de manera conservadora y realizar un seguimiento de los gastos de inventario y las ventas. Pronto encontrarás tendencias que te ayudarán a anticipar la cantidad de inventario que necesita en cada período de tiempo. Una vez tengas estos patrones de comportamiento reconocidos, será mucho más fácil tener en stock justo lo que necesita y así evitar los gastos de almacenamiento y de compra del stock que no se venderá tan pronto.
Conclusión
El flujo de caja es como explicamos al principio un término financiero muy sencillo de entender, pero a veces no es tan fácil de gestionar. En las finanzas personales es algo que todos manejamos sin excepción y muchos sin saber que se llama flujo de caja. Intentamos mantener nuestros gastos esenciales y no tan esenciales por debajo de los ingresos.
En última instancia la gestión de flujo de caja de una empresa se reduce a lo mismo. No obstante, se complica por razones como por ejemplo imprevistos en los ingresos e impuestos, utilización y amortización de una o varias líneas de crédito, cobros atrasados o mala planificación de los presupuestos etc.
Una de las razones por las que los clientes eligen Fuell es por la simplicidad y la facilidad de ver el estado del flujo de caja, así como la posibilidad de asignar presupuestos y tarjetas a distintos equipos. La startup Qlip, por ejemplo, que ofrece software postventa para inmobiliarias valora que Fuell les permita predefinir los presupuestos por departamento y proyectos.
En lo que Fuell puede ayudar en la gestión del flujo de caja es hacer que la planificación de gastos sea más controlada y distribuida, así como para prever en qué partes de la empresa hay que ajustar el presupuesto al alza o a la baja.
